A gestão de documento é extremamente valiosa para todas as empresas, pois é através dela que você terá todas as informações dos recursos mais facilmente.

Entretanto, muitas empresas ignoram a importância de proteger as informações e cometem erros na gestão de documentos e esses equívocos baixam a produtividade da empresa.

O tempo que um funcionário está perdendo procurando um documento, por exemplo, poderia ser aproveitado de maneira bem mais eficaz.

Além da falta de organização, é comum também que sejam feitos arquivamentos de documentos que nada tem a acrescentar para empresa, ou seja, são desnecessários.

E quem trabalha num ambiente empresarial sabe que diversas vezes no dia é necessário ter acesso as informações, por ser um trabalho realizado de maneira recorrente existe então a necessidade de uma organização eficiente.

Vamos então citar a seguir os 5 erros mais comuns na gestão de documentos, assim a sua empresa pode avaliar onde está errando e procurar otimizar esse processo.

1 – Trabalhar apenas com documentos impressos

Estamos vivendo em uma época em que os recursos tecnológicos podem ser usados a nosso favor e com a gestão de documentos não é diferente.

Há diversos softwares no mercado que torna bastante acessivo o acesso aos documentos, além de possuírem um ótimo custo benefício e apresentarem diversas outras vantagens.

Sendo possível trabalhar com informações totalmente eletrônicas, otimizando assim o seu tempo e aumentando a produtividade da sua empresa.

Se você não deseja investir nesses recursos um pouco mais caros, você pode apenas manter os arquivos na nuvem, só essa atitude já faz com que a gestão de documentos da sua empresa melhore.

2 – Desorganização das informações 

Não interessa se a sua empresa trabalha com recursos tecnológicos ou ainda utiliza os armários para arquivar as informações e os dados, desorganização é um erro comum na gestão de documentos.

Deixar todos os documentos jogados em uma nuvem ou até mesmo dentro de uma caixa sem qualquer tipo de identificação, contribui para que você perca informações importantes ou ainda danifique os papéis, por exemplo.

É preciso que você separe todos os documentos em pastas, organizadas em ordem cronológica, prestando atenção nas datas de vencimentos e de emissão de cada um.

Pode até demorar, no primeiro momento, manter tudo dentro dos conformes, mas aos poucos você perceberá o quanto melhorou o acesso as informações e o quanto a gestão de documentasse fez importante nos seus processos.

3 – Não restringir o acesso as informações

A segurança é importante quando o assunto é gestão de documentos, por isso não deixe o acesso as informações serem feitos por qualquer pessoa.

Para isso você pode delegar para um funcionário especifico a responsabilidade de fazer o controle de acesso aos documentos.

Para intimidar e desestimular o acesso de pessoas a esse local, você pode até mesmo implementar um sistema de segurança ou de tranca.

Caso você faça a gestão de documentos no computador ou através de softwares, não deixe as informações serem acessadas facilmente, trabalhe com senhas e acessos através de permissões, por exemplo.

4 – Não ter cópias de segurança 

Acidentes podem acontecer, então se os documentos estão armazenados no computador, crie uma versão destinada ao “backup”, além de sempre sincronizar os dados em mais de um aparelho eletrônico.

Agora se você trabalha apenas com documentos físicos, é preciso começar a digitalizar essas informações, pois ao longo do tempo os dados começam a apagar e podem inclusive serem perdidos.

Consequentemente, é necessário possuir versões impressas e copias digitais de todos os documentos, isso garante mais segurança para o seu acervo.

5 – Não possuir um local físico para os documentos

Trabalhar com os recursos eletrônicos é uma ótima maneira de otimizar a gestão de documentos, mas ainda há aqueles que resistem as tecnologias, se for o seu caso é preciso então investir num local físico para guardar os papéis.

Quando não se tem um local destinado para esses documentos é comum que eles se misturem com os outros papéis, de outros setores e isso pode dar uma dor de cabeça enorme.

Inclusive, quem escolhe softwares para melhorar a gestão de documentos também deve ter um local para armazenar as informações, mesmo que pequeno, pois ainda é necessário ter a posse de documentos originais para validar as informações.

Conclusão

Percebeu como a gestão de documentos é coisa séria? Então, com todas essas informações você já poderá melhorar o funcionamento da sua empresa e ajudar na produtividade dos seus funcionários.