É muito comum encontrar empresas com acúmulos de documentos e papéis que acabam empilhados nas mesas e prateleiras. Mas especialmente nos momentos de crise financeira, muitas empresas buscam soluções para reduzir os custos da empresa e descobrem que a gestão de documentos pode ajudar bastante nesse objetivo.

Diferente do que muitas pessoas pensam, economizar não significa deixar de investir. Quando o investimento é feito com inteligência pode gerar economia de tempo e de recursos financeiros para a empresa.

A gestão de documentos é um conjunto de medidas e rotinas administrativas que visa à eficiência na criação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos, com o objetivo final de eliminar ou de guarda-los de forma permanente.

O gerenciamento de documentos é uma atividade essencial para as empresas e que, muitas vezes, geram custos altos quando é mal administrado. Mas existem algumas práticas que ajudam a reduzir esse gasto de tempo e dinheiro, além de tornar a gestão de documentos muito mais eficiente.

1- Digitalize os documentos e reduza a quantidade de papel

Você já parou para pensar em quantas cópias e impressões sua empresa realiza por dia? E o que você faz com o papel impresso errado e que não servirá para o trabalho proposto, joga fora ou usa como rascunho?

Além do problema ambiental que o uso excessivo de papel nas empresas gera para o planeta, é importante calcular esse gasto e adotar medidas para reduzi-lo, pois o desperdício de papel é um dos itens mais impactantes no processo de Gerenciamento de Documentos.

Para evitar esse gasto desnecessário com papel estabeleça como regra da empresa a digitalização de documentos e arquivos. O investimento em equipamentos profissionais como um scanner de melhor qualidade proporcionará mais produtividade nesse processo de digitalização.

Você pode iniciar essa prática para novos documentos que sua empresa necessite arquivar, mas também é importante realizar a digitalização dos documentos já arquivados, para eliminar esses papéis (de forma segura) também, quando possível.

Com a digitalização de documentos será possível liberar mais espaço físico na empresa, que poderá ser mais bem utilizado para outras finalidades. Muitas vezes os arquivos digitalizados podem ser transformados em dados pesquisáveis, o que facilitará ainda mais a busca.

2- Classifique e guarde adequadamente os documentos

Após esse processo de digitalização, é preciso organizar os documentos que não poderão ser expurgados de maneira que facilite a sua localização, quando for necessário. Existe uma técnica para fazer isso:

  • Separe os documentos em lotes, conforme o tipo ou assunto do arquivo;
  • Classifique as pastas ou armários com etiquetas de cores específicas, definindo uma cor para cada segmento e não se esqueça de nomear as pastas;
  • Organize os armários de arquivamento em posição vertical para utilizar melhor a área interna;

Com essa prática simples você reduz o tempo de busca de arquivos e documentos e minimiza a possibilidade de perda de arquivos, o que poderia gerar custos repetidos para reprodução de novos documentos.

Você pode utilizar alguns critérios de arquivamento, isolados ou combinados, que irão ajudar a criar um padrão de guarda de documentos.

  • Datas de emissão: mantenha os arquivos mais recentes nas primeiras gavetas;
  • Tipos de documentos: mantenha os arquivos do mesmo tipo juntos;
  • Ordem alfabética: muito utilizado para documentos com informações de clientes e funcionários;
  • Departamentos: mantenha os arquivos específicos de um determinado departamento da empresa juntos;
  • Frequência de utilização: Separe os processos que estão em andamento dos processos finalizados;

É importante que a manutenção desse acervo seja feita a cada três meses. Nesse processo você poderá identificar documentos que estejam sendo mantidos no arquivo sem necessidade.

3- Mantenha os arquivos digitais organizados e protegidos

Depois de toda essa organização nos arquivos físicos da sua empresa, é importante também manter os arquivos digitais organizados, e a tecnologia têm soluções para ajudar.

Quando os documentos de uma empresa são guardados em pastas e estantes físicas, qualquer pessoa que tenha acesso à sala de arquivos poderá retirar algum papel e dificilmente será possível descobrir quem foi e onde o documento pode estar. Isso gera um grande risco para a empresa, pois documentos importantes podem ser extraviados.

Já existem no mercado tecnológico diversos Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) que permitem a guarda e acesso irrestrito de todos os arquivos digitais da sua empresa, sendo necessário apenas um dispositivo conectado à rede.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma tecnologia que tem como objetivo facilitar o controle, armazenamento, compartilhamento e recuperação das informações existentes em uma empresa. Esse sistema permite o acesso aos documentos de maneira rápida, simples e segura, e normalmente utiliza o acesso à internet, o que permite o acesso de qualquer parte do mundo. Esse sistema pode ser utilizado para qualquer empresa de pequeno, médio ou grande porte e pode ser aproveitado em diversos setores da instituição.

Esse sistema traz inúmeras vantagens à empresa como aumento na velocidade e precisão na localização de documentos, controle no processo, melhora na qualidade de atendimento ao cliente, redução do custo de recursos humanos, aumentando a produtividade e tornando mais eficiente o processo de tomada de decisões.

4- Contratação de empresa especializada em arquivamento

Outra opção eficiente pode ser a contratação de uma empresa qualificada para realizar o arquivamento de documentos, que oferece baixo custo e isenta a empresa de arcar com treinamentos e cursos de especialização para os funcionários, permitindo assim que eles se dediquem a outras funções na empresa.

5- Self Storage e microfilmagem

Self Storage é uma unidade de armazenamento onde são guardados todos os arquivos. O tamanho do box de armazenamento depende da necessidade da empresa. Essa é uma tecnologia cara e pode não ser uma boa opção para quem quer reduzir custos, mas é eficiente para armazenamento.

A microfilmagem é a captura de imagens dos arquivos impresso, preservando assim as informações. Esse processo permite eliminar o papel sem qualquer problema, pois a microfilmagem tem amparo legal, tendo valor legal semelhante ao de um documento original. Os equipamentos para microfilmagem são um pouco caros, mas geram uma grande economia de valores no dia-a-dia.

Com essas dicas de gestão de documentos sua empresa conquistará mais qualidade e facilidade no sistema de arquivamento, obtendo grandes vantagens financeiras e reduzindo custos relevantes.