É muito comum possuirmos diversos papéis em nossas vidas. Desde a escola nós carregamos conosco quilos de papel, sejam cadernos, livros educacionais, livros de história, etc. Logo, aprendemos desde cedo que o papel é algo essencial para estudarmos, que é a base, que somente se escrevendo se aprende, que somente anotando é que se guarda, que somente aquilo que está anotado à punho é que se tem real valor.

O grande problema que isso gera é a enorme quantidade de entulhos que passamos a acumular no decorrer da vida. Sejam cartas, anotações, contratos, citações, lembretes, post-its, etc. Certo é, como é físico, não há como fugir: o tempo aumenta o acúmulo de papel na vida pessoal e, principalmente, nas empresas!

Esse grande acúmulo de papéis, num dado momento, gera certo desespero, pois não há como manter tanto papel organizado, bonito e prático, ao menos não sem muito trabalho.

Como lidar com isso? Como gerenciar, organizar e utilizar? Com o objetivo de sanar essas dúvidas, fizemos esse artigo para você!

Importância de manter os documentos físicos

Apesar de toda a aplicação tecnológica, os documentos físicos mantêm em alta sua importância de conservação.

Em primeiro lugar, os documentos impressos proporcionam simplicidade e familiaridade com seus leitores. Segundo pesquisas (Two Sides), 84% dos participantes entendem, absorvem ou utilizam as informações impressas, de forma mais vantajosa do que percebidas em algum ecrã. Ao mesmo tempo, 83% das pessoas afirmaram maior preferência por ler conteúdos impressos em papel para temas mais complexos.

Em um âmbito geral, a pesquisa afirma que 79% dos respondentes preferem ler conteúdos impressos. “Os resultados da pesquisa no Reino Unido apresentam lições para todos aqueles que escolhem a maneira como a informação é distribuída, especialmente para anunciantes, publicitários e educadores, que precisam entender como a informação está sendo entregue, recebida, processada e absorvida”, defende Martyn Eustace, diretor da Two Sides.

Isso não significa que todo documento físico precisa ser obrigatoriamente mantido, para isso é necessário que tenha grande utilidade. Mas para tal constatação, é evidente que se deve elaborar um breve estudo acerca dos objetivos dos documentos e suas aplicações na empresa.

Necessidade VS Medo

A pergunta fundamental que deve ser feita antes de qualquer alteração é a seguinte: será que há mesmo necessidade de guardar todos esses documentos? Será que isso ainda será útil para mim ou para minha empresa, em algum momento? Se a resposta for não, você está desperdiçando espaço, acredite.

Muitas vezes os documentos são guardados e esquecidos, ficando parados apenas para ocupar lugar, por uma falha de organização do responsável. É essencial que periodicamente se revise aquilo que se tem guardado e seja observado o que já não tem utilidade. Tudo que não tiver utilidade deve ser eliminado para não ocupar espaço à toa. Clique no nome e confira o infográfico contendo o Prazo de Guarda de Cada Documento.

Digitalizar os Documentos

A primeira grande forma para iniciar a solução, é deixar de ter uma necessidade imediata e exclusiva de consultar os documentos físicos. Ou seja, por mais bem organizado que determinados documentos sejam, quando o volume é grande, é difícil de encontrá-lo, ainda que estando todos em seus devidos lugares.

Por ser difícil de encontrar, é preciso que o empresário se livre da necessidade de consultar os documentos físicos. Para isso, é essencial que se digitalize todos os arquivos, tornando muito mais fácil a consulta imediata!

Além disso, ainda que você digitalize os documentos, procure sempre mantê-los guardados, até que sua validade se perca. Com isso você garante que embora tenha o documento digitalizado, você o tenha também na sua forma original. Isto te deixa amparado pelo poder judiciário, pois é mais fácil provar que o documento é verídico quando está com o original, em comparação ao digitalizado sem autenticação.

Conclusão

No fundo, a grande solução é a organização e a auditoria daquilo que se tem guardado e arquivado. Ou seja, somente mantenha guardado aqueles papéis que você realmente precisa, enquanto precisa, depois, se desfaça deles.