A busca por atrair e fidelizar clientes tem sido cada vez mais acirrada e para ficar em uma boa posição nesta disputa é necessário investir em boas soluções que facilitem a vida do cliente.

Entre tantas opções, muitas empresas estão implementando soluções como o DTM (Digital Transaction Management) , mais conhecido como Gerenciamento das Transações Digitais, o qual está baseado na digitalização de documentos.

Essa tecnologia não se trata simplesmente em transformar documentos impressos em documentos digitais, mas sim de uma tecnologia que permite gerenciar o ciclo de vida dos documentos corporativos para acelerar os resultados.

E de que forma isso pode influenciar no atendimento do cliente? É isso que você vai conferir abaixo.

Segurança

Lidar com documentos e contratos é uma questão muito séria e como tal é necessário ter muito cuidado com os dados contidos nesses papéis. O cliente é o maior bem de uma empresa e assim sendo, todo o cuidado é pouco com relação às informações pessoais do mesmo.

Com o sistema DTM o acesso as informações são restritas. A empresa consegue limitar o número de pessoas com acesso aos documentos, o que aumenta a segurança da integridade dos dados.

Além disso, como não há necessidade de impressão, não há risco de que pessoas não autorizadas vejam o conteúdo dos documentos.

Agilidade

Ter um atendimento rápido é um dos pilares para um bom relacionamento com o cliente. Nesse ponto, o DTM permite que o atendimento ao cliente seja realizado de forma mais rápida. Como as informações passam a estar disposta digitalmente, os processos acontecem de forma mais ágil.

Por meio de digitalização é possível que o atendimento seja feito em tempo real, 24 horas por dia, em qualquer lugar, com tanto que você tenha acesso à plataforma.  Isso com certeza melhora e muito a satisfação de qualquer cliente

Controle

Com o DTM, a empresa consegue ter um controle muito maior sobre o andamento de contratos e outras questões envolvendo os documentos. Com ele é possível ver se um documento já foi assinado, quem consultou informações e todas as movimentações que foram feitas pelo sistema.

Esse domínio permite que todas as ações relacionadas aos documentos sejam registradas e assim, mantém em ordem todas as pendências.

Padronização dos processos

Cada empresa tem uma política diferente na hora de realizar seus processos internos e na gestão de documentos não é diferente. Por mais que já seja um hábito, quando o trabalho é feito de forma manual, sempre pode haver falhas no processo.

Já com o auxilio de um gerenciador de transação de documentos os riscos de falha se tornam praticamente nulos, visto que esse sistema permite tramitar documentos de dentro para fora da empresa sem que haja um desvio da rotina. Desta maneira, cria-se uma padronização dos processos, o que impacta positivamente no atendimento ao cliente.

Credibilidade

Ao contrário do que se pensa, um documento impresso pode ser muito mais perigoso do que um documento digital. Trabalhar com o DTM ajuda a previr fraude, visto que os sistemas desse tipo registram toda e qualquer informação que for alterada, disponibilizando a data e hora em que ela ocorreu e que usuário realizou a alteração. Essa informação não poderá ser deletada.

As assinaturas digitais também são muito mais difíceis de serem falsificadas, aumentando a credibilidade da empresa perante os clientes.

Já conhecia esses benefícios do gerenciamento de transações digitais? Compartilhe essa experiência com outras pessoas.