A necessidade de realizar processos cada vez mais rápidos tem se tornado cada vez mais comum dentro das empresas. Para tentar driblar a burocracia do dia a dia, muitas pessoas estão optando por escanear assinaturas e colar nos documentos eletrônicos para agilizar a tramitação de contratos e certidões.
Entretanto, esse tipo de prática pode gerar grandes problemas para as instituições. Muitos não sabem, mas os documentos digitais precisam de cuidados tanto quanto os documentos físicos. As práticas jurídicas precisam ser respeitadas no que diz respeito a assinatura digital e escanear a mesma não é uma prática correta.
Confira abaixo 3 motivos para não escanear assinaturas.
1. Ausência de reconhecimento legal
Em 2013, a 4ª Turma do Tribunal Regional do Trabalho da 6ª Região (TRT-PE) negou recurso ordinário que foi enviado pelo correio com assinatura digitalizada do advogado de uma das partes. O TRT apenas seguiu um entendimento jurisprudencial mais antigo (de 2011), um julgado cuja ementa pode ser vista no site do Tribunal Superior do Trabalho (TST):
“Não se conhece Agravo de Instrumento, por inexistente, quando o substabelecimento que confere poderes à subscritora contém apenas mera assinatura digitalizada, obtida por meio de escaneamento, sem validade alguma no mundo jurídico.”
Poderíamos ainda reunir uma enormidade de decisões judiciais e administrativas que atestam a nulidade dos atos identificados por meio de assinatura escaneada. Isso porque essa forma de identificação é facilmente burlável.
Por se tratar de uma cópia, é perfeitamente possível que um estelionatário recorte a assinatura de outra pessoa e cole-a por cima de um documento qualquer, fotocopiando-o em seguida. Por fim, se ele digitalizar esse “novo” documento, terá uma declaração de vontade fraudulenta, que pode ser usada para fins ilícitos, causando transtornos a muita gente.
Perceba que a vulnerabilidade desse tipo de assinatura oferece prejuízos potenciais e insegurança jurídica a toda a força produtiva nacional.
2. Não está protegido contra fraudes
A assinatura escaneada não tem valor jurídico justamente por não conferir qualquer proteção ao signatário (nem a quem recebe o documento).
Enquanto a assinatura digital usa uma espécie de “ID digital” baseado em um certificado eletrônico emitido por uma autoridade de certificação (e, mais do que isso, assegura a “quebra” da assinatura aposta ao menor sinal de tentativa de adulteração posterior), o ato de colar uma imagem com sua assinatura escaneada não pode comprovar a autenticidade, tampouco a integridade do arquivo.
Se você se acostumou a usar assinaturas digitalizadas em suas relações comerciais, saiba que está sujeito a fraudes que podem colocar em risco a sobrevivência do negócio.
3. Não elimina a burocracia
Se um contador assinar um relatório de faturamento e digitalizá-lo à empresa-cliente, esse documento não servirá para que a companhia o remeta como comprovação de enquadramento no Simples Nacional.
Pegando outro exemplo, se uma imobiliária adotar a estratégia de escanear assinatura para remeter laudos de vistoria e declarações de quitação com mais rapidez aos seus clientes, certamente terá problemas comprobatórios caso seja acionada judicialmente.
Além das situações citadas, vale destacar que ficar imprimindo montanhas de formulários e digitalizando centenas de assinaturas não elimina a mão de obra decorrente das atividades administrativas de arquivamento e gestão de documentos físicos (conservação, catalogação, locação de espaço etc.).
Definitivamente, a digitalização de assinatura não é menos problemática do que a já obsoleta assinatura manuscrita. O ideal mesmo é recorrer a uma solução de assinatura eletrônica, cuja validade jurídica é chancelada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, ainda em vigência.
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