Em diversas instituições para que um documento seja considerado válido é necessário que ele possua a devida autenticação. Por isso é fundamental que você conheça as 4 coisas essenciais a respeito de autenticação de documentos.

A autenticação tem como finalidade assegurar que uma cópia de um determinado documento tenha a mesma validade que o original. Ou seja, ele servirá da mesma forma, com o mesmo peso diante de qualquer situação. Xérox de contratos ou até de documentos como RG podem ser autenticadas.

Mas muita gente ainda tem dúvidas sobre esse processo, e é por isso que vamos falar 4 coisas que você precisa saber sobre autenticação de documentos, como é feita, quem pode atestar a validade do documento, e em quais ocasiões ele será aceito são algumas das questões que serão respondidas nesse texto.

Autenticação de documentos: tire todas as suas dúvidas

Talvez você já tenha passado pela situação em que lhe foi requerido um documento original ou uma cópia autenticada. Mas o que será que isso significa?

Basicamente, a autenticação assegura que uma cópia simples está exatamente igual ao documento original, e por isso tem a mesma validade em diversas situações. Mas existem algumas peculiaridades para que a autenticação seja, e fato, validada.

  1. Sobre o documento original:

A primeira coisa é que o documento original precisa ser claro, sem rasuras e de boa qualidade. Não adianta você autenticar uma cópia do RG que foi jogado na maquina de lavar, por exemplo. É importante que o documento original seja visível para que a autenticação seja válida.

  1. Sem rasuras:

O documento original e o autenticado não devem sofrer rasuras. Qualquer tipo de rabisco para alterar algum dado invalidará imediatamente o uso desse papel.

  1. Escritos a lápis:

Documentos que são assinados ou preenchidos a mão precisam obrigatoriamente estar à caneta para serem aceitos. E por isso a cópia ser autenticada também deve ser feita somente de originais escritos a caneta.

  1. Papel térmico:

Existem algumas restrições com relação aos papeis que podem ser autenticados. Aqueles utilizados em fax, por exemplo, conhecidos como papeis térmicos, não podem ser autenticados.

O documento autenticado sempre será aceito?

Bom, embora o tabelião, que é o profissional responsável por reconhecer a autenticidade do documento, tenha total autoridade para atestar isso, ainda existem estabelecimentos que não aceitam esse tipo de documento, e exigem o original.

Uma das justificativas dadas por alguns advogados sobre isso é que mesmo um documento original pode ser recusado em algumas situações, caso a sua qualidade seja ruim. Sendo assim, a autenticação não assegura que o documento será aceito em qualquer ocasião.

  • Autenticidade de assinaturas:

Outra prática muito comum é a busca por autenticação de assinatura. Nesse caso, o processo visa atestar que a pessoa que está assinando determinado documento é realmente a dona daquela assinatura.

Isso é muito comum, por exemplo, quando duas partes estão fechando um contrato. Para garantir que quem está de acordo com os termos são realmente as pessoas que se apresentam, é solicitada uma autenticação de assinatura.

Nesse caso as duas pessoas devem se dirigir a um cartório onde a assinatura será comparada a outra já arquivada. Embora seja muito comum, essa não é uma obrigação prevista em lei para o fechamento de contratos.

Mas com certeza é uma segurança maior para ambas as partes envolvidas, principalmente se houver questões financeiras em jogo.

Descubra aqui como autenticar os seus documentos

A prática da autenticação começou no Brasil em meados dos anos 40, e se tornou muito comum. Para conseguir realizar isso, basta que a pessoa interessada se dirija um cartório de notas de sua preferência. Será requerido o documento original para que a cópia seja autenticada. Para o caso de documentos escritos em outros idiomas, a pessoa deve levar uma tradução do documento em português.

  • Documentos emitidos pela internet podem ser autenticados?

Existem algumas restrições a fim de assegurar que não ocorram fraudes nas autenticações. Uma das exigências é que o documento esteja devidamente carimbado e/ou assinado pelo órgão emissor. Por isso documentos impressos através da internet podem ser recusados nos cartórios no ato da autenticação. Nesse caso, é importante que você se dirija ao órgão emissor diretamente, e busque pessoalmente o documento, que virá então assinado ou carimbado.

  • Documentos rasurados e incompletos podem ser autenticados?

Outra restrição diz respeito aos documentos que possuam alguma rasura ou estejam incompletos. O cartório não vai aceitar esse tipo de coisa como uma forma de segurança.

Pode parecer chato e burocrático, mas a autenticação de documentos é um assunto muito sério. Como esse documento passa a ter validade igual ao original, é fundamental que todos os cuidados contra fraudes sejam tomados, e um deles é não aceitar documentos em más condições.

  • Posso autenticar uma cópia feita de outra cópia autenticada?

Não. Embora o documento autenticado tenha sua validade em solo nacional, ele não substitui por completo o original, e não poderá ser usado para gerar outras cópias autenticadas.

  • Como sei se a minha cópia foi reconhecida em cartório?

Quando a autenticidade for comprovada, o funcionário do cartório colará um selo, depois carimbará e assinará a sua cópia, conferindo a ela a devida autenticidade. Existem muitas coisas que você precisa saber sobre autenticação de documentos. Infelizmente, muitos boatos podem confundir as pessoas que buscam informações a respeito desse tipo de coisa.

Autenticação X Reconhecimento de firma

A autenticação de documentos, bem como o reconhecimento de firma, é um esquema realizado em cartório. Entretanto suas características são distintas.

Basicamente, autenticar documentos é o ato de comprovar que uma cópia é leal a original. Ou seja, é o procedimento adotado para provar que a cópia não teve qualquer tipo de modificação ou rasura.

Esse é um procedimento bem simples e não requer qualquer tipo de ação prévia por parte da pessoa que planeja realizar a autenticação. É suficiente se dirigir a um cartório de notas, com os seus documentos originais e suas respectivas cópias, e fazer o pagamento da taxa do serviço.

O reconhecimento de firma se trata do ato de se provar a idoneidade de uma assinatura. Ou seja, serve para comprovar que uma assinatura em determinado registro é autentica e foi feita por seu titular.

O reconhecimento de firma é feito em cartório. Os métodos mais comuns de fazer esse reconhecimento são:

Por semelhança: é suficiente a pessoa ter firma aberta no cartório — isto é, ter a sua assinatura registrada nos cadastros do local. Nesse caso, o agente público fará a comparação visual (grafotécnica) da assinatura, atestando se a que está presente no registro é condizente com a ratificação que está registrada no banco de dados do cartório;

Por autenticidade: este é um procedimento mais sólido e seguro, visto que há a necessidade de comparecimento pessoal ao cartório, com os seus de RG e CPF, para que a assinatura seja feita frente ao tabelião. Esse tipo de verificação é muito comum na venda de veículos e contratos mais complexos.

A maior vantagem de adotar esse tipo de precaução nas transações é diminuir a chance de fraudes e prejuízos com contratos falsos, distratos e outros incidentes que prejudiquem a regularidade dos negócios firmados.

Um contrato devidamente preenchido e assinado com as firmas reconhecidas e documentos autenticados, com certeza traz muito mais segurança e garantia da autenticidade das informações. Isso favorecerá a execução do acordo por meios judiciais, já que o documento tem força e validade jurídica para ter seu cumprimento exigido.

Processo rápido e simples de autenticação é cada vez mais adotado

Muitas pessoas procuram esse serviço em cartórios, e utilizam como forma de assegurar que as suas cópias poderão ter alguma validade na sociedade. Uma Xerox simples feita em qualquer loja ou papelaria poderá facilmente ser recusada como documentação, enquanto cópias autenticadas ganham um pouco mais de credibilidade.

Entretanto, desde do final de 2018, foi sancionada a lei sobre o Fim da obrigação de  reconhecimento de firma,  o que dispensa de autenticação de cópias e não-exigência de determinados documentos pessoais para o cidadão que lidar com órgãos do governo. De acordo com a nova lei, órgãos públicos de todas as esferas não poderão mais exigir do cidadão o reconhecimento de firma, autenticação de cópia de documento, além de apresentação de certidão de nascimento, título de eleitor e autorização com firma reconhecida para viagem de menor se os pais estiverem presentes no embarque.

De qualquer forma, você deve cuidar de seus documentos originais para que eles não se percam, e não sofram rasuras. A autenticação de documentos só será válida quando o original se apresenta em bom estado.