Muitas pessoas não possuem o costume de destruir papéis, pois elas acreditam que não há perigo em mandá-los intactos para o lixo, entretanto isso é um engano bem comum.
Analisando pelo lado corporativo, os papéis antigos muitas vezes não são tão necessários assim, muito servem apenas para juntar poeira e ocupar espaços que poderiam ser aproveitados de outra forma.
Por isso, é necessário sim destruir papéis, principalmente aqueles antigos e vamos citar para você os 4 motivos que revelam a importância disso.
1 – Acesso a endereço
Mesmo que os papéis sejam antigos, geralmente os documentos possuem o seu endereço ou do seu cliente, então apenas jogá-los no lixo não é uma atitude tão segura assim.
Pode parecer bobagem, mas as pessoas nunca sabem as intenções das outras, então não vale a pena arriscar e nem dar margem para pessoas mal-intencionadas.
O mais recomendado realmente é destruir papéis, assim você não estará colocando a integridade física de ninguém em risco.
2 – Liberação de mais espaço
Existem empresas que possuem salas e salas cheias de papeis com documentos antigos que muitas vezes só estão ali para ocupar espaço e já não possuem serventia nenhuma.
Contudo, ainda existe certo receio e até mesmo um medo de destruir papéis, pois muitos gestores acreditam que em algum momento podem precisar deles.
Essa com certeza é uma preocupação pertinente, mas se os documentos antigos estão numa sala há mais de 5 anos sem nenhum tipo de movimentação, por exemplo, dificilmente será preciso utilizá-los ainda.
Se mesmo assim, você ainda não se sente confiante o suficiente ainda para destruir papéis, qual tal então digitalizar todos esses documentos antigos e jogar numa nuvem?
Ao fazer isso, você terá mais espaço físico para arquivar as informações realmente apropriadas, além de também liberar mais salas para funções bem mais proveitosas. Isso é chamado de gestão de documentos.
3 – Menos riscos de vazamento de dados
Os papéis antigos possuem informações confidenciais dos clientes que vão muito além do registro de endereço.
Alguns arquivos podem ter xerox de identidade, CPF e até mesmo de cartões, com seus respectivos dados e números de segurança.
Já dar para imaginar o risco que é deixar todas essas informações armazenadas sem nenhum tipo de utilidade. Para isso é recomendado mesmo destruir papéis.
Nesses casos não basta apenas jogar os documentos intactos ou amassados no lixo, é realmente aconselhável que eles sejam fragmentados, ou seja, completamente destruídos.
4 – Mais organização
Destruir papéis promove mais organização e você não precisará passar horas procurando os documentos importantes no meio de tantas informações que não são mais úteis.
Fazer essa organização requer um pouco de paciência e é preciso estar disposto a separar os documentos que realmente são necessários dos que não são.
Após fazer essa triagem você então pode destruir papéis antigos, que estão apenas ocupando espaço e atrapalhando na organização. Ao fazer isso você estará melhorando a gestão de documentos da sua empresa.
No primeiro momento pode parecer um serviço cansativo e que exigirá bastante dos envolvidos, mas em longo prazo, ele irá otimizar o seu trabalho e aumentará, inclusive, a produtividade dos seus funcionários.
Como destruir seus papéis antigos?
Conhecendo os motivos para destruir papéis, ainda é comum que exista a dúvida sobre como eliminar tantos documentos de uma vez só, isso porque as empresas trabalham com um volume grande de informações, seja de recibos até dados com informações sigilosas.
Para esse processo, o recomendado é destruir os documentos com uma trituradora ou fragmentadora de papéis, que são dispositivos capazes de cortar os documentos em tamanhos pequenos e isso impossibilita qualquer tentativa de reconstrução.
A fragmentação de papéis é uma maneira de garantir que as informações não sejam extraviadas e ainda coopera para o meio ambiente, pois essa fragmentação é o primeiro passo do processo da reciclagem.
Conclusão
Com todos os motivos citados já dar para perceber a importância de destruir papéis,assim para melhorar a gestão de documentos da sua empresa é necessário que você se livre dos papéis antigos.
Os benefícios ao fazer isso são diversos, que vão desde um ambiente de trabalho organizado e limpo, o que melhora e muito a produtividade, até a maior segurança de informações dos seus clientes.