Muitas pessoas dizem que não querem ter uma rotina e que esse não é um hábito saudável. Mas sabe de uma coisa? Um grande número de estudiosos comportamentais defende a ideia de que ter rotina é sim saudável, principalmente no que diz respeito a rotina de trabalho.

Imagine se um presidente de uma grande empresa não cria um tipo de rotina que o ajuda a organizar as suas atividades diariamente: o seu trabalho, com certeza, ficaria caótico. Sem falar no andamento e desenvolvimento dos negócios da empresa, resultando em perdas financeiras.

Ter uma rotina no trabalho é extremamente importante. Não é só uma questão de comportamento, mas de disciplina. Quanto mais organizado e disciplinado você for, maior será a sua produtividade.

Pensando nisso, separamos uma ferramenta altamente eficaz que vai te ajudar a organizar a sua rotina de trabalho.

Uma Dica: É importante você estabelecer as dicas a seguir no seu dia-a-dia e ter disciplina para torná-las um hábito. Se isso não acontecer, dificilmente você será bem-sucedido com a sua nova rotina de trabalho.

Proposta por Stephen R. Covey, autor do livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, a ferramenta Matriz Urgente-Importante é uma maneira eficiente de identificar o que é mais urgente e importante na sua rotina de trabalho.

O seu funcionamento é bem simples: você cria um quadrado e divide o seu interior em 4 partes, formando uma tabela com 2 colunas e 2 linhas. Nas colunas, você identifica uma como “Urgente” e a outra como “Não urgente”; as linhas você identifica como “Importante” e “Não importante”. Ela deve ficar assim:

URGENTE NÃO URGENTE
IMPORTANTE
NÃO IMPORTANTE

Cada quadrante irá trabalhar com um tipo de atividade e com um determinado grau de importância e urgência. Assim, a sua tabela deverá ser preenchida da seguinte maneira:

URGENTE NÃO URGENTE
IMPORTANTE Neste primeiro quadrante, você colocará todas as tarefas que são extremamente importantes e foram deixadas de lado por falta de tempo ou de organização. Aqui entram projetos que estão atrasados, reuniões de emergência ou a solução de crises. Neste segundo quadrante, estão as tarefas importantes, mas que ainda tem um tempo hábil para serem solucionadas. Neste espaço estão atividades como o planejamento estratégico, desenvolvimento de pessoal, avaliação de riscos, entre outros.
NÃO IMPORTANTE No terceiro quadrante estão as tarefas que são urgentes, mas não tão importantes. Como exemplo estão telefonemas, relatórios e a checagem de e-mail. No último quadrante estão as atividades que não são importantes ou urgentes, que podem ser chamadas de “distrações”. Algumas pessoas colocam aqui atividades sociais, como conversas no café, ou atividades de procrastinação, como o uso das redes sociais.

Covey também desenvolveu um aspecto visual para a matriz urgente-importante, identificando cada quadrante com uma cor de acordo com a severidade da situação e uma palavra-chave que define as atividades que devem ser colocadas em cada espaço:

Agora vem uma parte importante: se você perceber que a maioria das suas atividades estão no primeiro quadrante, ligue o alerta porque tem alguma coisa errada com a sua organização de trabalho. Com certeza você estará bem mais estressado(a), irritado(a) ou cansado(a) se todas as suas tarefas estiverem em “crise”. O ideal é que as suas obrigações na rotina de trabalho (ou pelo menos a maior parte delas) esteja no segundo quadrante: assim, você terá mais tranquilidade, objetividade e tempo hábil para realizar o seu trabalho.

Também é interessante observar que, se você conseguir listar as atividades que são “distrações”, a sua rotina de trabalho poderá ser alterada, já que você estará mais focado(a) e organizado(a).

Aplicando a matriz urgente-importante na sua rotina de trabalho

Utilizar a matriz urgente-importante é uma boa alternativa de organização do trabalho, podendo ser aplicada tanto em atividades práticas como projetos específicos. Você pode utilizá-la utilizando 4 passos, que vão mudar a sua rotina:

1) Separar os e-mails em categorias

Responder e ler e-mails hoje em dia é parte vital de qualquer tipo de trabalho. E nessa hora, é muito importante ter uma organização e até adaptar a sua matriz urgente-importante para essa atividade. O ideal é você conseguir identificar por categorias, pastas ou cores cada e-mail e priorizar o que é urgente e importante, depois o que é urgente e em seguida o que é importante. Como alternativa, você pode separar as mensagens por departamento, remetente ou ordem de recebimento.

2) Criar e seguir uma agenda

Pode parecer besteira, mas uma agenda ajuda muito a organizar a sua rotina de trabalho. Além de uma agenda física, você também pode optar por agendas virtuais: o Gmail, por exemplo, tem uma agenda que pode ser vinculada com o seu smartphone e você receber notificações sobre os seus compromissos e prazos. A agenda te ajuda a manter o seu dia-a-dia mais organizado e você mais focado: se hoje aparece uma atividade extremamente urgente e importante, você tem a chance de se organizar e dar conta de todas as atividades ou reorganizar os seus compromissos para resolver esse imprevisto.

3) Organize o seu ambiente de trabalho

É, por essa eu acho que você não esperava: ter uma mesa e um ambiente de trabalho organizado é uma maneira de você ter uma boa rotina de trabalho. Com tudo limpo e arrumado, você será capaz de encontrar qualquer coisa que precisar, como anotações, relatórios ou até mesmo um documento num momento de urgência.

4) Planejar as pausas e descansos

Essa última dica você também não imaginava que leria por aqui. Uma maneira importante de você organizar a sua rotina de trabalho é planejar pausas e descansos. Afinal, ninguém é capaz de ser produtivo se estiver cansado ou estrado. Você pensar nos momentos de pausa, para tomar um lanche no meio da manhã e da tarde e também ter pelo menos uma hora de almoço, é importante para garantir saúde e qualidade na sua rotina de trabalho.

Conclusão

Como você deve ter visto, o grande segredo para organizar a sua rotina de trabalho é elencar o que é mais urgente e importante no seu dia. Para isso, você pode utilizar como principais ferramentas a matriz urgente-importante e uma agenda. A partir daí, você será capaz de realizar todas as outras atividades com tranquilidade: com o seu e-mail, por exemplo, você vai se dedicar primeiro para as mensagens mais importantes e depois para as menos importantes. O mesmo vale para as suas pausas e momentos de descanso, que deverão ser respeitados a não ser que tenha uma situação de urgência.

Enfim, ter uma rotina organizada não é difícil, mas é preciso ter muita disciplina. Você já tentou alguma dessas dicas? Conta para a gente nos comentários se elas funcionaram e ou se você conhece algum outro método de organização eficiente.