Na rotina de qualquer empresa é impossível que não sejam armazenados uma quantidade considerável de papéis. Nesse sentido, é imprescindível que haja o arquivamento correto dos documentos.

Para realizar esse arquivamento é importante que seja feita uma separação do que é realmente necessário guardar e do que pode ser eliminado. Existem muitas maneiras de arquivar os documentos, como por exemplo, em caixas, gavetas ou armários.

De todas as formas, o mais importante é que seja colocada sempre uma identificação no local onde será armazenada essa papelada para facilitar a manipulação desses documentos pelos os seus usuários.

Se o seu escritório está sempre em constante bagunça e você nunca encontra o papel que precisa no momento certo, confira neste artigo como fazer o arquivamento correto dos documentos.

Passo 1 – Tenha um local específico para arquivamento

Para fazer o arquivamento correto dos documentos, ter um local especialmente separado para colocar os seus arquivos é essencial. Destine um espaço físico dentro da sua empresa para colocar essa papelada. Isso evitará que documentos se percam e ampliará o espaço do local de trabalho quando forem removidos os volumes que ficam nesse local.

Escolha um lugar seguro e de fácil acesso para as pessoas que precisarão eventualmente ter acesso a esses documentos. Caso sua empresa seja pequena e não haja um local sobrando para depositar esses documentos, procure por empresas especializadas em gestão de documentos que poderão fazer essa guarda para você.

Passo 2 – Classifique os documentos

Realizar a classificação dos documentos nada mais é do que separá-los por departamentos, assuntos e segmentos. Este é o ponto chave para fazer o arquivamento correto dos documentos e faz total diferença para quem precisa consultar alguma informação. Além disso, dentro da classificação é importante criar codificações para manter os papéis em ordem numérica e alfabética.

Passo 3 – Crie uma tabela de temporalidade

Para quem não sabe, muitas empresas utilizam uma tabela de temporalidade para determinar o prazo correto de guarda de cada tipo de documento. Essa prática evita que documentos essenciais sejam jogados fora junto com outros papéis que não são mais necessários.

Passo 4 – Digitalize os documentos que puder

É praticamente impossível conhecer alguém que nunca tenha perdido um documento importante. A perda de papéis importantes podem ser muito prejudiciais para as empresas, visto que existem leis que condenam instituições que se negam a fornecer determinados documentos, como uma nota fiscal, por exemplo.

Por essa razão é altamente recomendado que seja feita a digitalização dos documentos físicos para resguardar a empresa de possíveis danos. Hoje, estão disponíveis aos usuários diversas opções como armazenamento em nuvem, microfilmagem, entre outras que atendem essa demanda.

Passo 5 – Cuide dos documentos

Depois de realizar o arquivamento correto dos documentos no local escolhido, não deixe que eles fiquem sem cuidado. De tempos em tempos, faça uma limpeza nas pastas e armários e sempre fique atento ao prazo de guarda de cada um. Assim você poderá eliminar os papéis que já não são necessários e importar novos no lugar destes.