Todo o negócio para se tornar bem sucedido, precisa de um bom planejamento e um bom sistema de análise. Para criar essa análise é importante saber montar um relatório eficiente com informações corretas e detalhadas para que todas as pessoas que terão acesso arquivo consiga compreender ao que você se refere com essa informação.

Muitas pessoas têm dificuldades de montar bons relatórios, mas esse processo pode ser bem mais simples do que parece. Seguindo alguns passos básicos você conseguirá fazer analise crítica eficiente e apresentará dados de forma segura e clara, como deve ser.

Nesse artigo apresentaremos 5 passos para montar um relatório completo de maneira simples e eficaz.

Saiba com quem está falando

O primeiro passo para montar um relatório é saber para quem ele está direcionado (operador, gerência, diretor, etc.). Dependendo do público a quem ele se refere, haverá necessidades de fazer algumas adaptações. De forma geral, quanto mais baixo o nível hierárquico do seu público dentro da empresa  mais simples os números e as imagens devem ser, sendo o mais direto possível.

Separe os dados

Ao montar um relatório, a pessoa terá acesso a um grande número de dados no qual será necessário que seja feita uma triagem sobre as informações que realmente são relevantes.

Use gráficos

Em qualquer relatório de relevância é importante acrescentar gráficos para exemplificar os dados que você encontrou. Os gráficos, além de facilitam a compreensão das informações, mostram comparativos que revelam se as metas foram alcançadas ou não.

Use o Benchmarking

Ao falar de metas, não podemos deixar de falar de benchmarking. Benchmarking é um importante instrumento de gestão das empresas que tem por objetivo melhorar as funções e processos de uma empresa, comparando com o de outras instituições para melhorar o seu desempenho.

A prática de benchmarking também pode ser interna, levando em consideração práticas e processos de outros setores dentro da própria empresa para tentar apropriá-los ou melhorá-los para outros setores.

Essa tática pode ser aplicada na manipulação de um relatório para enriquecer o seu conteúdo a aprofundar ainda mais a analise dos dados.

Apresente resultados

Não adianta encontrar diversos dados interessantes e depois não apresentar dados, seguido de possíveis soluções. Nesses casos é fundamental indicar uma ação a ser tomada depois da avaliação dos dados coletados.

Em relatórios simples não há necessidade de colocar esse passo, mas em casos em que o relatório é mais complexo, esse ação precisa ser apresentada.

Conclusão

Depois de todas essas dicas, saiba que o mais importante é que você seja objetivo na sua analise e que você avalie os dados criteriosamente, observando com atenção cada detalhe para que nada importante seja perdido. Ao final, revise todo relatório.