A evolução das soluções digitais não está alterando apenas a relação entre empresas e clientes, mas também a forma com que as organizações instituem os seus processos internos. Hoje, o fluxo de trabalho digital já é uma realidade mais que consolidada para várias organizações.
Primeiramente, é importante entender o que significa o fluxo de trabalho digital: inovar no modelo de negócio de modo que ele de fato envolva a tecnologia, em todos os setores da empresa. Desse modo, será possível gerar melhores resultados.
Acompanhe nesse artigo 6 dicas de fluxo de trabalho digital que podem e devem ser incorporados na sua empresa.
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Evolua de progressivamente
Toda empresa tem uma determinada cultura, uma maneira de realizar as tarefas Os negócios mais recentes que já surgiram em um mercado altamente tecnológico, têm mais facilidade em adotar tecnologias que acelerem o fluxo de trabalho. Entretanto, para quem já está a tempos no mercado, essas novidades vão surgindo e consequentemente levantando indagações a respeito de sua eficácia.
Nesse quadro é importante pensar sobre como implementar essas mudanças para que todos se adaptem com o novo modus operandi. Sabemos que toda mudança pode gerar incomodo para os membros de uma equipe, mas em alguns casos são essenciais. Para diminuir o impacto interno e não abalar as estruturas já consolidadas do negócio, evolua aos poucos, inserindo a tecnologia na sua empresa passo a passo.
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Processos organizados
Para ter um fluxo de trabalho digital é imprescindível ter processos mapeados e organizados. Estruture os processos, identificando os gaps e os eliminando, para só então criar um fluxo de trabalho digital. Desse modo, você constitui processos sólidos e seguros, que possibilitam maior rendimento, e eficiência.
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Eduque seu público
Toda mudança cultural enfrenta obstáculos que deve transpor, como a oposição à transformação digital e ao uso de novas tecnologias no ambiente de trabalho. Bater de frente com as pessoas, impondo o uso de determinadas ferramentas tecnológicas, só vai criar um ambiente hostil entre empresa e funcionários.
Busque direcionar sua equipe quanto aos benefícios da aplicação de novas tecnologias e ao fluxo de trabalho digital. Mostre como as atividades diárias que consomem tempo e trabalho manual, podem ser realizadas de forma automática com muito mais eficiência. A capacitação é essencial para que todos saibam usar os novos recursos, extraindo o máximo de resultados dos fluxos de trabalho digitais. Quanto mais preparada sua equipe estiver, menos barreiras seu negócio enfrentará para entrar de vez na era das organizações digitais.
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Utilize documentos eletrônicos
No que tange a digitalização de fluxos de trabalho é mais que natural migrarmos de documentos físicos para documentos eletrônicos! Esse tipo de documento é muito mais acessível que o físico, pois podem ser anexados a plataformas e enviados de diversas maneiras para as pessoas envolvidas, possibilitando maior agilidade e segurança para os processos da empresa.
Documentos eletrônicos podem ser criados, editados e enviados por meio de armazenamentos na nuvem. Além disso, dispõe de dispositivos de segurança que garantem a integridade das informações o que colabora evitar fraudes na sua empresa.
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Integre aplicativos e dados
Para ter um fluxo de trabalho digital realmente eficaz e livre de ameaças, busque integrar suas soluções de Tecnologia da Informação de modo que os dados sejam cruzados eletronicamente, sem interferência humana.
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Contabilize os resultados
Executar mudanças (estruturais e processuais) leva algum tempo e requer atenção durante o período de adaptação para que prováveis falhas sejam corrigidas. O correto é estipular metas e prazos, acompanhando os índices de desempenho regularmente para entender como está a implantação e o que deve ser feito para consolidar a nova forma de atuação na cultura organizacional.
Os resultados parciais devem ser compartilhados com sua equipe, possibilitando que todos compreendam como anda o desempenho e como podem se comprometer mais com o investimento que a empresa está fazendo.
Para criar fluxos de trabalho digital reais é necessário se desprender dos materiais físicos. Se você não sabe por onde começar a descartar os seus documentos físicos, baixe gratuitamente o nosso guia prático de descarte de documentos. Basta prencher o formulário abaixo.