Quem nunca deu um nome para um arquivo no computador e acabou perdendo-o por não se lembrar mais da nomenclatura ou por ter mais de um arquivo com o mesmo nome? Apesar de parecer mentira, isso é algo comum que acontece com muitas pessoas.

Manter a organização nas nomenclaturas dos arquivos no PC além de facilitar a procura de um documento específico, também aumenta a segurança desses arquivos, pois nomes muito explicativos sobre o conteúdo desses documentos, facilita a ação de hackers.

Como devo nomear meus arquivos?

Se você trabalha em uma empresa antiga é provável que já exista um padrão interno de nomenclatura dos arquivos. Já se você está iniciando as suas atividades agora, saiba que é muito importante criar uma nomenclatura padrão para os arquivos da sua empresa, pois essa prática facilitará o acesso dos usuários aos arquivos, tornando os processos internos bem mais dinâmicos.

O ideal é sempre criar nomes simples de serem reconhecidos e criar pastas diferentes para cada departamento específico.

Uma técnica que muitas empresas utilizam é colocar datas no nome do arquivo, antes de dizer sobre o que se trata. Geralmente se coloca a data invertida, nome da empresa e assunto, como pode ser visto no exemplo abaixo.

Ex: 20171124 – Empresa X – Arquivo Y

Fórmula = ano + mês + dia + Nome da Empresa + Nome do arquivo

Cada empresa tem uma maneira de nomear os arquivos, mas é muito importante que se crie um padrão para que nenhuma informação importante se perca.

Outra boa técnica para nomear arquivos é fazer isso de uma vez só. Esse método é possível através do comando Ctrl+A para selecionar todos os arquivos de uma só vez e em seguida, clique na tecla F2 para renomear o arquivo com o nome desejado. Aperte o enter e os arquivos receberão o novo nome, sendo diferenciados entre si por meio de números.

Confira abaixo algumas dicas interessantes de como nomear e organizar os seus arquivos digitais.

  1. Não guarde arquivos desnecessários

Você só terá problemas ao nomear os arquivos se você tiver muitos deles. Então evite ficar criando vários arquivos sobre a mesma coisa. Exclua todas as duplicatas e jogue fora todos os arquivos antigos que já não são mais úteis.

  1. Não crie muitas pastas

Outro problema que muitas pessoas têm e criar várias pastas no computador sobre coisas parecidas e no final não saber qual é qual. O risco de você jogar fora uma pasta com coisas importantes é muito grande. Prese pelo bom senso e sempre que houver pastas com arquivos sobre o mesmo assunto, coloque em uma só ou crie subpastas dentro dela.

  1. Arquivos novos no local certo

De nada vai adiantar se você organizar todos os arquivos existentes no computador e assim que precisar gerar um novo documento, você colocar ele em qualquer lugar. Sempre que criar um novo arquivo, coloque-o no local exato onde ele deve estar. Esta ação precisa se tornar um hábito diário para que dê certo.

  1. Crie atalhos para arquivos mais usados

Sabe aquele arquivo que você usa quase todo o dia? Você pode criar um atalho direcionando para ele no desktop. Isso facilitará muito a sua vida se você possuir muitos arquivos no seu computador.

  1. Não crie códigos

Algumas pessoas pensam que o arquivo estará mais seguro se nomeá-lo com termos difíceis de decifrar, como se fosse um código. Essa prática não costuma dar certo e ainda pode ser que o arquivo acabe ficando corrompido, pois alguns antivírus corrompem arquivos com nomenclaturas estranhas.

  1. Não utilize palavras estrangeiras

Se muitas pessoas utilizam um determinado arquivo é melhor que ele nunca seja nomeado com um nome em língua estrangeira, pois pode criar o risco de alguém não entender o significado do termo e não encontra-lo ou até mesmo apaga-lo por engano. Caso seja necessário colocar esse nome, sempre avise a todos os usuários o que significa para que não haja problema.

Colocando essas dicas em prática, com certeza você não terá mais problema com nomenclaturas de arquivos digitais.