Ano novo é tempo de colocar as coisas em ordem. Na rotina de trabalho, produzimos e recebemos um grande volume de documentos para arquivar.
Nesse aspecto, muitas pessoas ficam na dúvida sobre o que deve arquivar ou eliminar? É preciso saber quais são os melhores métodos de arquivamento que facilitarão no momento em que você precisar utilizar determinado documento.
Muitas vezes, nos deparamos com nomenclaturas de pastas ou caixas com o título “DIVERSOS”, que dificulta ainda mais a busca pelo documento arquivado, pois neste tipo de pasta possui documentos de diversas naturezas, sem uma ordem certa.
Para orientá-los sobre a metodologia de organização do arquivo, devido a variedade de tipos documentais, aqui vão algumas dicas de como fazer.
Como começar?
Separe os documentos pertencentes a diferentes tipos:
- Correspondência Pessoal
- Correspondência Comercial
- Relatórios
- Contratos, Notas fiscais e Artigos
- Administrativo
1) Elimine todos os documentos desnecessários, seguindo normas internas. O procedimento ideal é consultar sempre o Infográfico com o tempo de guarda de cada tipo de documento (clique aqui para conferir), para nunca eliminar algo importante fora do prazo;
2) Verifique todos os documentos que estejam grampeados, para ver se eles realmente são da mesma natureza ou precisam ser separados. Se possível, evite grampear os documentos para facilitar no futuro quando precisar realizar alguma digitalização;
3) Anote a lápis no canto superior direito do documento, o titulo da pasta ou da caixa em que será arquivado o documento;
4) Ordene pelo método de arquivamento definido;
5) Verifique se o documento que você deseja arquivar é um arquivo duplicado (já existente em outra pasta);
6) Inclua os novos assuntos no Índice de Arquivo;
7) Abra uma caixa de entrada para os novos documentos que ainda serão produzidos.
Desta maneira o seu trabalho e o da sua equipe ficará muito mais fácil, poisos documentos que estarão no seu devido lugar, evitando perda de tempo e estresse desnecessário.
Bom começo de ano!