Se você já acompanha o nosso blog há algum tempo, já deve saber da importância que os documentos têm para uma empresa e do cuidado que se deve ter na manipulação deles.
Você já ficou perdido (a) por possuir uma grande quantidade de papel no seu local de trabalho e não soube o que fazer? Este é um problema comum em muitas empresas, pois poucos sabem que a maioria dos documentos após o período obrigatório de guarda previsto por lei pode e devem ser descartados.
A Importância do descarte da papelada
Lidar com papéis na rotina de trabalho não é uma tarefa fácil, por isso é sempre importante fazer o descarte de documentos. A quantidade de papéis que se acumulam muitas das vezes acaba se tornando prejudicial para a produtividade dos funcionários. Por conta disso, muitas pessoas acabam optando por fazer a digitalização dos documentos físicos. Mas será que depois da digitalização posso fazer o descarte de documentos imediatamente?
Essa situação é mais complexa do que a maioria julga. Para que o descarte de documentos não impacte negativamente na sua Instituição, é importante que seja feita uma avaliação de forma ampla, para que o processo não traga problemas maiores para a organização do seu escritório.
Nesse artigo, vamos te mostrar fatores importantes sobre descarte de documentos que ninguém te conta.
Como funciona o descarte de documentos?
Existem diversas normas relacionadas ao descarte de documentos, porém, nem sempre elas são claras, o que deixa margem para dúvidas quanto à legalidade do original. Por essa razão, é muito importante que seja respeitado o prazo de guarda de cada tipo de documento para que seja resguardado apenas o que realmente for necessário.
A maior preocupação das organizações é em estar amparada legalmente quando algum documento for solicitado. Em alguns casos mais complexos, você pode contar com a ajuda de um advogado para que esse profissional possa te passar todas as orientações necessárias para que você realize em descarte de documentos de maneira segura.
Quem é responsável pelos documentos?
Responsáveis pelos documentos.
Toda instituição dispõe de uma área específica na qual uma ou um grupo de pessoas são as responsáveis pela tramitação das informações. Geralmente, é esse setor que produz a maior parte dos documentos dentro da empresa.
Essa equipe deve estar treinada para manter o sigilo de todas as informações que são impressas, bem como ter todo o cuidado com esses documentos. Na maioria das vezes também serão esses profissionais que realizarão o descarte dos documentos no tempo oportuno. Por essa razão, é indispensável que haja organização e cuidado em todo o tempo de utilidade desses papéis. O mesmo vale para os documentos digitais que são cada vez mais utilizados nas instituições.
Quando devo digitalizar os documentos?
Falando em documentos digitais, também é importante frisar que esse tipo de documento é uma forma de lhe resguardar quando for necessário fazer o descarte de documentos físicos. Entretanto, é preciso estar atento a algumas normas, pois em alguns casos para manter a validade do documento digital, será necessário realizar uma certificação digital na assinatura, de modo que garanta a integridade jurídica do mesmo, podendo posteriormente ocorrer o descarte do arquivo físico.
Como realizar corretamente o descarte dos documentos?
Após realizar todas as avaliações com relação aos documentos, chegou a hora de fato de eliminar os documentos físicos. É exatamente nessa hora que muitas empresas comentem grandes equívocos.
Para eliminar documentos, seja empresariais ou pessoais, é preciso muita cautela. Apenas rasgar e jogá-los na lata do lixo nunca foi e nunca será uma boa opção. Para quem não sabe, o Brasil está na lista dos países onde mais ocorrem falsificações de documentos exatamente pelas pessoas não terem o devido cuidado com as suas informações.
Por essa razão, o descuido com as informações contidas nos documentos que estão sendo eliminados pode custar muito caro para a sua empresa.
Para realizar o descarte de documentos corretamente, o uso de uma fragmentadora de papel é indispensável. Apenas o uso desse equipamento garante que os dados contidos no papel fiquem ilegíveis.
O serviço de descarte de documentos pode ser tanto realizado internamente quanto externamente, com a contratação de uma terceirizada.
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