A destruição segura de documentos é algo extremamente importante, sendo um serviço que possui como finalidade apoiar diversas empresas em relação ao atendimento de algumas exigências legais e de mercado no caso da confidencialidade das informações dos documentos, além de manter a reputação da empresa.

Na maioria dos casos os escritórios possuem muitos papéis que normalmente ocupam muito espaço. Assim, existe o meio conhecido como destruição segura de documentos, o qual é realizado de forma confidencial.

Desse modo, dependendo do período de tempo em que os registros dos negócios são guardados é importante realizar uma determinação de um programa de retenção, o qual leva em conta a sua utilidade para a empresa e alguns requisitos legais. Com isso, nenhum tipo de registro deve ser cultivado por mais tempo que o período de retenção.

Saiba tudo sobre a destruição segura de documentos

Nos escritórios, todos os meses são gerados documentos com algum tipo de informação confidencial. Com isso, jogar esses papéis nos lixos pode ser algo insuficiente, no caso em que algumas pessoas vasculhem e encontre-os. Assim, para proteger melhor essa confidencialidade e o uso ilegal das informações, é necessário realizar uma destruição segura de documentos.

Vantagens da destruição segura de documentos

A destruição segura de documentos apresenta diversas vantagens, características e benefícios para a solução de diversos problemas em uma empresa. Tais vantagens são:

  • Existe uma melhor comodidade, pois é possível coletar os documentos ou os dados que serão destruídos diretamente da sua empresa.
  • Geralmente, a destruição segura de documentos é uma forma que se adapta perfeitamente nas necessidades da empresa, pois pode ser realizada periodicamente a coleta e a posterior destruição.
  • A destruição segura de documentos normalmente preserva a confidencialidade do processo, desde a sua coleta até a sua destruição.
  • Além disso, garante que os documentos e dados tenham total proteção da propriedade intelectual da empresa contra o uso impróprio e fraude das informações.
  • Por fim, é possível que exista uma maior produtividade, pois a destruição das informações que não são mais utilizadas é capaz de diminuir o tempo da procura de certas documentações.

Por que realizar a destruição segura de documentos?

Geralmente muitas implicações são usadas em relação à destruição de documentações, que vão desde a precisão de se acabar com os papéis, até a consideração de se evitar que ocorra mau uso das informações do mesmo. Assim, esta solução pode ser muito recomendada no caso de papéis que não possuem mais valor para a empresa.

As empresas, ao eliminarem a papelada sem uso, devem sempre procurar o máximo de profissionalismo, pois ninguém deseja que tais documentações sejam espalhadas de qualquer jeito. Dessa forma, os trabalhadores devem ser muito capacitados para este tipo de trabalho em relação às exigências.

Por isso, para que não ocorra nenhum tipo de erro é criterioso realizar uma última verificação das documentações que serão destruídas, para que assim não ocorra nenhuma falha. Sendo assim, conheça abaixo algumas vantagens desta solução:

  • Maiores ganhos em relação ao espaço do escritório.
  • Elimina a necessidade de existir a manutenção de certos papéis.
  • Atualmente, diversas empresas garantem a segurança das documentações através de certas etapas, que são:
    • Maior eficácia no recolhimento dos documentos, pois por meio de carrocerias fechadas e manipuladas por pessoas especializadas é possível que a destruição dos papéis sejam feitas corretamente.
    • É importante uma boa e correta trituração dos documentos, pois mesmo nesta etapa em que os papéis ficam reduzidos em pequenos pedações, é necessário ter certos cuidados. Esta etapa normalmente é simultânea a primeira, e isso ocorre, pois as empresas possuem espaço suficiente para colocarem grandes máquinas para triturar e compactar estes papéis, que consequentemente são enviadas para a destruição de arquivo morto.
  • Já na reciclagem, após os papéis serem separados, cortados e compactados para serem formados fardos de papel, a reciclagem é utilizada na transformação dos mesmos em um novo papel para ser utilizado. Apesar de já estarem muito bem triturados, nessa fase também é de extrema importância que as normas de segurança sejam cumpridas.

Em algumas situações em que as empresas não atingem certos volumes e onde são destruídos todos os dias uma quantidade de papel existe máquinas que são alocadas nos escritórios para a trituração dos documentos.

Entretanto, algumas dessas máquinas possuem capacidade de triturarem mais ou menos os documentos, pois isso tudo irá depender da confidencialidade dos mesmos.

Além disso, nos dias atuais muitos documentos confidenciais podem ser armazenados em computadores e com específicos programas de proteção de dados, é possível manter toda a documentação de um escritório muito bem arquivado neste sistema de informática. Assim, esta solução possui diversos pontos positivos, que são:

  • Encontro rápido de determinado documento, principalmente pela pesquisa de alguma palavra-chave.
  • Melhor gestão em um único sistema que possui as informações de colaboradores, fornecedores, clientes, entre outros.
  • Ocorre um adequado e melhor planejamento do trabalho e dos projetos, principalmente pela facilidade em que as informações são acessadas.
  • Existe uma melhor e fácil organização dos documentos.
  • E por fim, com este sistema de armazenamento, ocorre certa facilidade em relação ao transporte de informações a qualquer momento.

Com isso, a gestão documental é um método criado para simplificar e acabar com qualquer dificuldade de gerenciamento do excesso de papéis nas empresas e escritórios, pois é capaz de facilitar os processos e garantir uma melhor segurança dos documentos.

Assim, com o avanço tecnológico associado aos serviços de gestão documental, é possível se ter soluções que sejam bastante flexíveis no momento da consulta de qualquer informação.

Portanto, a destruição segura de documentos gera a necessidade do uso do sistema de informática, o qual possui uma ótima facilidade de acesso rápido a uma série de informações, as quais se estivessem em papéis estariam todas arquivadas em um ambiente lotado de documentos, além de se necessitar horas de trabalho do funcionário na localização de tais documentos.

Por isso, a destruição segura de documentos com certeza é considerada uma excelente praticidade para os mais diversos mercados de empreendimentos, além de ser uma solução totalmente inteligente para que as empresas possam liberar espaços para atividades que realmente resultem em algum crescimento para a mesma.