O mundo contemporâneo é completamente digital. Estar fora da internet e ser invisível tronaram-se praticamente sinônimos. As relações pessoais e empresariais acontecem diretamente no mundo online.
Nesse contexto, o compartilhamento de informação também passou diretamente para o ambiente digital. Claro que ainda existem reuniões presenciais e trocas de informações importantes, porém a maior parte dessas trocas acontece online.
Para mitigar riscos dentro da empresa, os colaboradores precisam aprender como compartilhar seus documentos com segurança. Veja a seguir algumas dicas sobre esse tema.
1- Use de uma rede comum para compartilhar seus documentos
Dentro de uma empresa muitas pessoas precisam usar informações semelhantes na execução das suas atividades. No começo muitas apelam para os pen-drives, mas essa é uma solução falha na medida em que o dispositivo pode se perder e, de qualquer forma, permite apenas o uso individual.
A melhor ideia para resolver essa questão é usar de uma rede compartilhada onde os usuários podem acessar simultaneamente uma série de documentos que fiquem lá disponibilizados.
O acesso é concedido apenas para as pessoas que você tiver interesse, garantindo que não seja qualquer um que acesse o conteúdo, além de garantir agilidade e praticidade ao dia-a-dia.
A configuração da rede é muito mais simples do que pode parecer inicialmente para quem não domina as configurações de um computador, mas é bem simples. Ela pode ser criada na própria empresa (uma rápida consulta dentro da internet já mostra passo-a-passo o que fazer).
Esse é um método bastante utilizado porque permite também personalizar as configurações de segurança, garantindo que somente acesse o conteúdo aqueles computadores que forem configurados para tal.
2- Busque um sistema de gestão de documentos
Com a demanda crescente visando o compartilhamento de conteúdos, surgiram também ferramentas e softwares voltados para essa finalidade. Se é o que você busca, pode ser uma boa ideia usar de um deles.
Há certa confusão sobre um sistema gerenciador de documentos como se fosse apenas um digitalizador. Não é bem assim (e se o fosse talvez sequer faria sentido adquirir uma versão para a sua empresa).
Essa ferramenta é focada na gestão de documentos e ajuda muito na organização e melhor aproveitamento do tempo sobre os seus arquivos. Permite não apenas que você armazene os conteúdos como ainda recupere-os (quando necessário), compartilhe-os e gerencie-os.
A função é semelhante a de uma rede, mas com recursos que facilitam o uso e localização já que se trata de um programa especializado para isso. Claro, a segurança sobre os documentos compartilhados também é uma das preocupações desse tipo de programa.
3- Aproveite os serviços de compartilhamento em nuvem
Você já conhece os serviços de compartilhamento em nuvem? Eles funcionam de maneira simples, mas extremamente eficaz. Você faz o upload dos seus arquivos e eles ficam salvos, podendo acessá-los de qualquer lugar desde que você tenha a devida permissão, evidentemente.
Um dos mais conhecidos programas para realizar esse processo é o Google Drive. Com ele você pode fazer o upload de uma série de documentos e compartilhar com que você quiser, permitindo que acessem rapidamente e sem dificuldades.
Outra vantagem desse método é que permite a visualização e edição por pessoas diferentes e de maneira simultânea. Essa é uma situação bem comum dentro das empresas e que por vezes fica praticamente sem solução, atrasando o trabalho dos envolvidos.
Além disso, a empresa também acaba aliviando o espaço internamente já que os arquivos utilizam espaço da ferramenta selecionada para armazená-los. No caso de usar o Google Drive, por exemplo, os arquivos ficarão salvos nos servidores do Google, aliviando o espaço do seu disco.
A possibilidade de acessar de qualquer lugar também é um diferencial na medida em que as relações organizacionais de hoje exigem deslocamos e até a possibilidade de realizar as atividades no modelo de home-office. No caso da rede tradicional, apenas dentro da empresa (ou com configurações específicas) que o profissional acessará à distância.
A preocupação maior costuma ser em relação à segurança dos documentos compartilhados. Você pode proteger facilmente na hora que concede os acessos para poder visualizar os documentos.
Para exemplificar, uma das opções disponíveis está em conceder o acesso como leitor (viewer). Essa pessoa só poderá ver e baixar o arquivo, mas sem realizar qualquer mudança dentro do documento. Ou seja, somente irá poder alterá-lo quem você realmente quiser que o faça.
O Google Drive não é a única opção disponível para compartilhamento de conteúdo em nuvem. Existem alternativas também como o Dropbox. O funcionamento é muito semelhante ao da ferramenta disponibilizada pelo Google, inclusive sobre a possibilidade de definir quem poderá trabalhar ou não sobre o documento.
4- Faça backups
O fato de compartilhar arquivos não os torna imunes aos problemas normais dentro de um ambiente online. Ele pode ser corrompido, perder o link ou apresentar qualquer outro defeito.
Para evitar que todo trabalho se perca e isso vire uma verdadeira dor de cabeça o ideal é fazer alguns backups periódicos. Assim, caso algo aconteça você não precisará entrar em desespero.
Esse processo não é válido apenas para casos extremos como os citados. Pode acontecer de alguém cometer algum equívoco ao trabalhar uma planilha ou fazer uma alteração indevida em um documento. Caso exista o backup, você poderá resgatar sem maiores problemas.
5- Criptografia
Adicionar senhas aos seus documentos compartilhados é uma excelente maneira de aumentar a proteção sobre eles. Mesmo que o acesso já seja restrito, você pode travar alguns documentos com uma senha específica, fazendo com que eles só sejam visualizados por quem realmente tiver esse acesso.
Essa é uma ferramenta muito útil no meio empresarial na medida em que você poderá conceder um acesso determinado a um grupo para certos documentos, mas pode querer que apenas duas ou três pessoas visualizem um arquivo específico.
E como fazer o compartilhamento de documentos físicos?
Por melhor e mais moderna que seja uma empresa, alguns documentos físicos ainda são necessários no seu dia-a-dia. E compartilhar esses documentos também exige cuidado e proteção.
O ideal é que eles sejam gerenciados por uma única pessoa, preferencialmente compartilhando cópias para os demais colaboradores. Assim a gestão fica centralizada e reduzem-se os riscos de perdas e danos sobre documentos físicos originais.