Que atire a primeira pedra o profissional que nunca perdeu um prazo dentro do seu trabalho. Essa é uma situação extremamente comum, mas também absolutamente desagradável e que precisa ser evitada a todo o custo.

Não há nada pior do que ser questionado sobre um trabalho específico e precisar dizer “esqueci” para o seu chefe. Além de ser algo extremamente desagradável, pode levar a diversas críticas e problemas para o futuro dentro da empresa.

Pior do que isso apenas perceber que o esquecimento se deu por total falta de organização – o que significa que seria perfeitamente evitável. Se essa é uma situação comum na sua carreira, você deve se preparar para corrigir e não continuar a repetir a perda dos prazos no trabalho.

Confira a seguir 6 dicas para nunca perder os prazos no trabalho.

​1- Mantenha sua área de trabalho sempre limpa e organizada

Essa é uma dica que parece meio óbvia, mas é impressionante a quantidade de pessoas que simplesmente se complicam justamente pela mesa bagunçada.

São papéis, documentos, cadernos, fotos de família que você levou como decoração… No meio de tantas informações é normal que alguns trabalhos se percam e que você deixe passar prazos que eram importantes para a organização.

Uma área de trabalho limpa e organizada ajuda muito na hora de não se perder em relação às entregas. Assim, você consegue manter sempre próximo àquilo que é mais urgente e deixar em separado as demais informações.

Além disso, claro, não se esqueça de que a sua mesa também passa uma imagem aos demais presentes dentro do escritório. A bagunça pode ser usada contra você quando acontecer algum esquecimento – e não haverá o que usar como desculpa.

2- Escolha um dia para revisão das atividades

O acúmulo de atividades é geralmente um dos grandes vilões na hora de esquecer um prazo. Como elas são várias, por vezes podem acabar tendo prazos de entrega próximos – e complicar que todas sejam realizadas com a qualidade necessária.

Para evitar esse tipo de situação é essencial reservar um dia na semana para realizar uma revisão geral de tudo que você tem a cumprir e entregar. Com isso, reduzem consideravelmente as chances de falha.

Mesmo que você identifique um acúmulo de coisas a realizar nos próximos dias, ao menos o fará com antecedência (o que permitirá avisar aos chefes e colegas que talvez você precise de ajuda). Não deixe para avisar tudo em cima da hora, planeje-se sempre sobre a sua demanda.

3- Crie uma agenda

Confiar na memória é um perigo. A maior parte das perdas de prazos ocorre justamente por confiar na própria memória ao invés de fazer uma organização mais confiável como uma agenda.

Essa agenda não precisa ser física. Você pode elaborar uma planilha de Excel ou mesmo usar a opção de calendário do Outlook. O importante é estabelecer um método de encontrar lembretes e evitar que alguns erros sobre as suas entregas voltem a acontecer.

Muitas pessoas optam por post-its como lembretes. Você até pode usá-los, mas não são tão confiáveis quanto as opções eletrônicas (ou mesmo uma agenda física). Qual a garantia de que eles não caiam ou mesmo que sejam jogados fora pela equipe de limpeza acidentalmente?

4- Evite acumular tarefas

É bastante comum encontrar situações de que faltam apenas detalhes para eliminar determinada atividade, mas que o profissional acaba “deixando para depois” justamente pela facilidade em conclui-la.

Se isso acontece com você, está na hora de revisar o pensamento em relação a essas situações. O que acontece é que muitas vezes elas vão se juntando e acumulando, fazendo com que algo que seria extremamente simples de resolver se converta em uma atividade mais complexa.

O resultado? A perda de prazos. O prazo perdido pode não ser das atividades mais simples que acumularam, mas de outra um pouco mais complexa e que acabou ficando sem tempo para a sua realização em função dessas menores (e que poderiam e deveriam ter sido resolvidas antes).

Portanto, nunca deixe de estabelecer as suas prioridades e cumpri-las até o final. Nada de fazer as coisas pela metade ou em algum momento você acabará se atrapalhando com os seus prazos.

5- Cuidado com as redes sociais

É impressionante o volume de pessoas que frequentam as redes sociais e, principalmente, que o fazem várias vezes ao mesmo dia. Nada contra o uso. O problema é que muitas vezes o vício poderá ser prejudicial ao seu desempenho diário.

É bem comum encontrar pessoas que tenham redes sociais e afirmem que checam suas notificações e novidades “duas ou três vezes ao dia”. Acontece que boa parte delas não fica apenas nessa quantidade, fazendo a checagem cinco, seis, sete vezes ao longo de um dia.

Imagine que cada vez que você pegue o celular fique cinco minutos nele olhando notificações. Se isso acontecer dez vezes em um dia, por exemplo, isso significará que você perdeu praticamente uma hora apenas checando o celular.

Não é preciso dizer que desperdiçar cinquenta minutos de trabalho é altamente prejudicial para a produtividade – e pode perfeitamente influenciar os prazos de entrega de um determinado trabalho.

Na dúvida, o ideal é gerenciar o uso dessas redes sociais. Anote cada vez que pegar o celular os minutos que você desperdiçou para checar suas mensagens e responder os seus contatos. Você pode se surpreender com os resultados que encontrar.

6- Não trabalhe com falsos prazos

Muitas pessoas usam da técnica do dia anterior para não atrasar as entregas das atividades. Essa estratégia consiste em anotar a entrega para um dia antes do que seria originalmente.

Acontece que o calendário pode ser enganado, mas a sua cabeça não. Ela sabe perfeitamente o dia da entrega original e não será ver isso em uma planilha ou agenda que mudará o comportamento.

Na prática, inclusive, isso não funciona. Ao chegar o dia anterior você poderá perfeitamente adiar para o dia final da entrega, correndo os riscos naturais de atrasar ao deixar tudo para a última hora.

O ideal é ser correto com os seus prazos e realizar um planejamento prévio – e não tentar ficar se enganando sobre isso.