Vivemos atualmente a era do conhecimento. O recurso mais valioso de empresas e pessoas é a informação. O diferencial competitivo é exatamente esse.

Dada à importância da informação, é natural que se busque uma forma de protegê-la. E a maior parte das empresas converte essa informação tão valiosa em forma de documentos. Passa a ser obrigatório saber como proteger esses documentos de maneira segura.

Não estamos falando de documentos simples e cotidianos, evidentemente. Você deve saber que a sua empresa tem documentos valiosos (sobre os quais muitas vezes nem mesmo os colaboradores têm acesso). São eles que exigem o máximo de cuidado possível.

Para isso, conheça a seguir 5 maneiras de proteger seus documentos.

  1. Criptografia

A maneira tradicional de proteger documentos é através da criptografia. Esse termo pode ser traduzido para algo como “escrita escondida” e o objetivo é justamente proteger o conteúdo. Só poderá acessá-lo o autor e o destinatário e com o uso de uma senha específica.

Embora seja muito tradicional, esse é um método que costuma funcionar minimamente bem, afinal a enorme maioria das pessoas não domina técnicas para burlar a segurança de um documento e, sem a senha, não conseguirão acessá-lo.

O recurso é disponibilizado pelo Office, grupo responsável por alguns dos programas mais utilizados dentro das empresas brasileiras tais como Word, Power Point e Excel. Embora atualmente seja algo que costuma funcionar para proteger seus documentos, no começo era uma segurança bastante frágil.

Você não pode ignorar também que mesmo que use a técnica da criptografia para proteger seus documentos, esse método consiste em ter uma senha. Ela deve ser protegida para evitar que se espalhe e, assim, anule a eficácia da criptografia.

Para usar a criptografia no seu documento do pacote Office não será algo difícil. Localize o menu e vá até a aba de “Informações”. Logo você encontrará um botão “Proteger documento” que encaminhará para a seleção de uma senha.

Vale lembrar, a senha deve ser algo que seja complexo de descobrir, afinal a ideia é justamente proteger o documento. Usar de “abc123” ou a sua data de nascimento será um tiro na água: qualquer curioso irá tentar esse tipo de senha na hora de desbloquear.

Quanto mais complexa estiver a senha, melhor para a proteção do documento. O ideal é que seja algo que mescle número, letras (maiúsculas e minúsculas) e símbolos, preferencialmente sem qualquer significado evidente. Se a senha for bem escolhida, ainda menores serão os riscos.

Obviamente você também deve cuidar para que a senha não seja indecifrável, pois corre o risco de esquecê-la – e o documento não abrirá novamente de forma alguma até que a senha seja corretamente adicionada.

Para cancelar a criptografia, basta seguir o mesmo caminho que você usou para adicionar a senha e inseri-la. É necessário salvar o documento para que o programa retire a criptografia.

  1. Exportar o documento para PDF

Outro método muito comum é a conversão de arquivos originalmente feitos em Word para PDF. Essa é a melhor maneira para arquivos que serão utilizados apenas para leitura já que não permite edições.

Importante ressaltar que não se trata de um modelo infalível e que já existem especialistas em informática criando métodos para editar o documento, mas você pode reduzir os riscos inserindo uma senha – assim como fizera no item sobre criptografia.

Para fazer esse processo você deve exportar o arquivo Word já o protegendo com senha. Importante ressaltar também que colocar a senha no arquivo em PDF não faz o mesmo com o documento Word. Portanto, caso queira proteger ambos deverá preparar a criptografia manualmente.

  1. Programas especiais para criptografar documentos

Ainda que a criptografia do Pacote Office seja razoavelmente confiável, muitas pessoas preferem usar programas específicos para essa finalidade. Outras pessoas precisam proteger outros tipos de documentos que não apenas do Office.

A boa notícia é que existem diversas opções para atender esta demanda junto aos documentos que necessitam de sigilo. É o caso, por exemplo, do Bit Locker.

Essa ferramenta é voltada para usuários de Windows que entendem a necessidade de proteger uma unidade do disco. Nesse caso o processo é igual à criptografia do Office: proteger a unidade e permitir que apenas o seu usuário visualize as informações.

Esse é apenas um exemplo de programa voltado para a criptografia e proteção de documentos. Existem outros diversos como o DiskCryptor, o AES Crypt, o MiniLock ou o VeraCrypt.

Cada um deles apresenta um foco diferente para proteção dos arquivos e pode ser útil dependendo do formato que o seu documento está disponível. Uma rápida pesquisa na internet mostrará ainda mais opções a esse respeito. Bastará escolher aquela que melhor se enquadre às suas necessidades.

  1. O cuidado físico com documentos

Em tempos de tecnologia o foco para segurança fica quase 100% digital, entretanto quase sempre haverá uma cópia física (especialmente para casos que envolvem assinaturas, carimbos e validações).

Esses documentos precisam ser preservados. Há uma confiança excessiva na tecnologia, porém nada impede que eventualmente ocorra algum problema que corrompa o arquivo.

Para evitar que isso se torne uma grande dor de cabeça o ideal está em preservar a versão física do arquivo da melhor maneira possível. Isso inclui evitar luminosidade e calor. A umidade deve estar com índices entre 50% a 55% para evitar danos.

Seguindo esses passos os documentos físicos estarão a salvo e qualquer problema com a versão eletrônica não exigirá grandes dores de cabeça para recuperá-lo.

  1. Cuidado com o dia-a-dia

De nada adiantará caprichar na criptografia dos seus documentos se você não tiver o mínimo de cuidado com o dia-a-dia e como deixa seus documentos e informações circularem.

Se você quiser anotar a senha para evitar perdê-la o faça em lugar seguro e secreto. Nada de post-its na sua mesa do trabalho, afinal qualquer pessoa pode olhar e descobrir a senha.

Esses detalhes parecem bobos, mas são as causas de boa parte das descobertas que propiciam a abertura dos documentos. Tomando os cuidados habituais e caprichando na criptografia não será difícil proteger seus documentos e ficar tranquilo sobre as informações contidas neles.