Administrar o fluxo de papéis nas empresas tem sido um grande desafio nos últimos anos. O número de impressões, hoje muito mais rápidas e eficientes, tem aumentado a quantidade de papéis nas organizações, exigindo cada vez mais tempo e recursos para encontrar as informações necessárias.

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED), ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é um segmento da administração geral que se relaciona com princípios de economia e eficiência na produção e utilização de documentos. O princípio da GED é que a informação deve ser disponibilizada no lugar adequado, para as pessoas certas e com o menor custo possível.

Em um sentido amplo a gestão de documentos tem como objetivo garantir o acesso aos documentos e informações necessárias às tomadas de decisões diárias. Essa tecnologia dá suporte e facilita o controle, armazenamento, compartilhamento, busca e recuperação dos documentos em meio digital. As informações podem ser de diversas origens como papel, microfilme, imagem, áudio, planilhas, etc.

Outros objetivos da Gestão Eletrônica de Documentos são:

  • Disponibilizar o acesso às informações da empresa de maneira ágil e eficiente;
  • Auxiliar na transparência dos atos administrativos;
  • Promover a economia de recursos e valores na administração;
  • Criar condições de tomadas de decisões ágeis;
  • Racionalizar a produção documental;
  • Criar um processo inteligente para a guarda de documentos;
  • Garantir a preservação do patrimônio documental com a guarda permanente;

Módulos da Gestão Eletrônica de Documentos

Podemos descrever a solução tecnológica GED como uma maneira de uma empresa gerenciar seus documentos, físicos ou digitais, através de um conjunto de módulos interligados.

Os principais módulos são:

  • Capture: captura de documentos e formulários, transformando esses em informações confiáveis e recuperáveis, sendo possível integrá-las a todas as aplicações da empresa, promovendo a aceleração de processos do negócio.
  • Gerenciamento de Documentos: é a tecnologia propriamente dita que permite gerenciar os processos de criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos com muita eficiência. Outras funcionalidades englobam o controle da informação, segurança, busca, check-in e check-out e versionamento.
  • Workflow / BPM: é responsável pelo controle e gerenciamento dos processos da empresa, o que garante que as atividades sejam realizadas pelas pessoas adequadas e no tempo estabelecido. Promove a organização de tarefas e prazos e sincroniza a ação dos funcionários.
  • Cold / ERM: é a ferramenta que cuida dos documentos em si, incluindo a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação das informações. Otimiza o armazenamento das informações de maneiras com baixo custo.
  • Processamento de Formulários (Form Processing): essa tecnologia faz o reconhecimento das informações e as relaciona com campos em bancos de dados, o que aperfeiçoa o processo de digitação. São utilizados o Intelligent Character Recognition (ICR) e Optical Character Recognition (OCR) que realizam o reconhecimento automático de caracteres.
  • Records and Information Management (RM): é a tecnologia responsável pelo gerenciamento do ciclo de vida de um documento, não dependendo da mídia em que em que a informação esteja armazenada.

Para ser eficiente o sistema GED precisa implementar uma classificação adequada de documentos, tabelas de temporalidade, controle dos níveis de segurança, de acesso, backup dos arquivos e permitir a pesquisa no acervo digital.

Benefícios da GED

  • Reduzir a necessidade de arquivos físicos, diminuindo o desperdício de tempo nas buscas de documentos;
  • Acesso facilitado de documentos por usuários habilitados;
  • Possibilidade de incorporação/integração com sistema de intranet da empresa, facilitando a disponibilização e acesso aos documentos para todos os setores da empresa;
  • Gestão patrimonial da empresa, facilitando a organização, e garantindo a guarda adequada dos documentos;
  • Pode ser utilizados para armazenar qualquer tipo de documento;
  • Pode ser utilizado por empresas de qualquer porte;
  • Possui amparo legal;
  • Não exige infraestrutura física relevante, e o armazenamento pode ser feito através de computação em nuvem;

Por que implementar a Gestão Eletrônica de Documentos?

Essa tecnologia não é nova no mercado e já é bastante utilizada por grandes empresas que possuem um grande volume de documentos, mas ela é muito útil para qualquer empresa, mesmo as pequenas e médias.

Na verdade não existe uma regra que determina quais empresas devem fazer uso desse sistema, existem grandes empresas que não possuem tantos documentos e não precisam, ou o contrário, pequenas que possuem grandes quantidades de informações que precisam ser armazenadas. Mas algumas dicas podem ajudar a decidir.

A primeira coisa a ser observada é a relação entre quantidade de documentos da empresa e o número de pesquisas realizadas neles. Quanto maior for essa relação, mais necessária será a introdução de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. Essa definição de alta ou baixa quantidade de documentos e pesquisas é bem relativa.

Deve ser calculado também quanto tempo os funcionários da empresa levam, em média, na busca de documentos e qual é o custo desse tempo gasto. A implementação de um sistema GED pode trazer grandes benefícios nesse sentido, gerando economia de tempo e melhor utilização das horas trabalhadas.

Outra avaliação que deve ser levada em consideração é o risco de perda de documentos, quais são os impactos para a empresa caso isso ocorra. Em algumas situações nada irá substituir o documento original, mas manter uma cópia do arquivo pode evitar problemas maiores.

A economia de espaço físico que a introdução de uma gestão eletrônica de documentos pode proporcionar é outra questão a ser avaliada. Verifique que tipo de documento pode ser descartado e quanto espaço você poderia liberar. Isso pode impactar em receita para a empresa ou a redução de custo, caso seu negócio pague um local físico para armazenar a papelada.

Etapas do processo de digitalização e solução de GED

  • Coleta e tratamento

Todos os documentos devem ser coletados e devem ser avaliadas as condições de cada um deles, pois dependendo da condição do documento original pode ser preciso realizar um tratamento específico para aumentar a qualidade de leitura.

  • Digitalização

Nessa etapa todos os arquivos são digitalizados. Dependendo do volume de arquivos pode ser mais interessante contratar uma empresa externa para realizar essa tarefa.

  • Indexar

Os documentos devem ser renomeados com informações descritivas, códigos, datas ou qualquer outra forma que facilite a pesquisa.

  • Disponibilização e regras de acesso

Quando os documentos estão disponíveis no software de GED é possível distribuir diferentes tipos de acesso aos funcionários e assim garantir a confidencialidade dos documentos sigilosos.