Dar andamento a projetos é uma tarefa bastante complicada, uma vez que cada vez mais a rotina dos profissionais tem se tornado mais corrida. Logo, melhorar a gestão de tempo é essencial para que o seu negócio ou carreira continue a crescer.
Pode não parecer, mas nós perdemos muito tempo dentro do ambiente de trabalho. Segundo uma pesquisa inglesa divulgada no boletim CRA-SP, nós podemos perder até 13 dias úteis de trabalho graças a pequenos vícios que temos.
Conversinhas paralelas, aquela olhadinha “rápida” no Facebook, a fofoquinha do lado da máquina de café. Tudo isso soma-se e acaba fazendo com que você desperdice rotinas inteiras de trabalho. Não é à toa que muitos profissionais nunca conseguem cumprir prazos.
Para te ajudar a melhorar a gestão de tempo dos seus projetos, nós separamos dez dicas que com certeza irão fazer que você deixe certos vícios de lado, e, assim, melhorar a sua produtividade dentro do ambiente de trabalho.
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Agendas e calendários são itens indispensáveis para melhorar a gestão de tempo
Por mais que você acredite que consegue guardar todos os compromissos e tarefas de cabeça, uma hora eles vão se acumular e você esquecerá de alguma coisa. Não é necessário usar uma agenda ou calendário de papel. Na verdade, as opções online são as melhores.
Isso porque, além de controlar totalmente seus horários e compromissos, é possível sincronizar esses recursos com computadores e smartphones, facilitando, assim, o gerenciamento de tarefas.
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Reuniões são necessárias
Com a grande quantidade de recursos tecnológicos que permitem a comunicação entre colaboradores, muitas vezes as reuniões são deixadas de lado. Contudo, elas são essenciais para melhorar a gestão de tempo, uma vez que é por meio delas que toda a equipe poderá se forcar no projeto sendo desenvolvido.
Mas lembre-se, reuniões devem ser produtivas. Aquelas muito longas onde só há “lenga-lenga” só servem para fazer com que o time perca mais tempo. Por isso, seja objetivo e otimize esses encontros.
Use recursos que prendam a atenção dos participantes, como, por exemplo, apresentações de Power Point ou animações. Mas tome cuidado de criar algo que seja chamativo, e, ao mesmo tempo, informativo.
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Comunique-se
A comunicação é essencial para melhorar a gestão de tempo, principalmente se os seus projetos são feitos de forma conjunta com uma equipe. Sempre mantenha diferentes canais para falar com os outros colaboradores.
WhatsApp, Skype, grupo no Facebook, E-mail, as possibilidades são variadas. Mas cuidado, se você tiver diferentes formas de se comunicar evite passar informações apenas em um canal, pois, provavelmente alguém não verá que elas foram repassadas e isso pode se tornar um grande problema.
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Videoconferência
As vezes só conseguimos expressar uma ideia olhando nos olhos de outra pessoa, mas, nem sempre isso é possível. Para resolver esse problema a melhor opção é usar plataformas de videoconferência para falar cara a cara com outros colaboradores.
Atualmente, existem diversas ferramentas do gênero, algumas, inclusive, dentro de plataformas bem populares, como, por exemplo o Facebook. Por isso, aproveite esses recursos para otimizar não só o seu trabalho, mas, também, os dos outros integrantes da equipe.
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Tenha foco
Na hora de executar as tarefas do seu projeto, foque-se apenas nisso. Deixe de lado o celular e as redes sociais e trabalhe apenas para dar andamento para o job. Pode não parecer, mas aquela olhadinha rápida no grupo do WhatsApp faz com que você perca minutos preciosos.
Uma dica para melhorar a gestão de tempo é usar aplicativos que determinem os horários que você “pode” acessar essas plataformas de entretenimento tanto no smartphone como no computador.
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Deixe o ambiente de trabalho organizado
O seu ambiente de trabalho interfere totalmente na sua produtividade, por isso, sempre mantenha ele organizado. Evite acumular coisas desnecessárias na sua mesa, e sempre identifique arquivos e documentos.
Tenha em mente que essa organização, além de melhorar a gestão de tempo dos seus projetos, também fará com que você seja mais produtivo e tenha um desempenho mais eficaz.
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Planilhas
Assim como os calendários e agendas, as planilhas são uma forma de você organizar as tarefas que precisam ser realizadas. Mais do que isso, elas são ferramentas essenciais para o acompanhamento do andamento dos projetos.
Você pode utilizá-las de diferentes formas. Desde listas com todas as atividades que precisam ser feitas, até tabelas de divisão de tarefas entre os colaboradores da equipe.
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Evite procrastinação
Outra dica fundamental para melhorar a gestão de tempo de projetos é evitar a procrastinação. Essa é uma das tarefas mais difíceis, tendo em vista todos os estímulos que temos diariamente e que podem desviar nossa atenção das tarefas importantes.
Contudo, tenha sempre em mente que quanto mais você protelar, pior vai ser a realização da atividade no final. Isso porque além de continuar sem vontade, você também não terá tempo. Logo, respire funde e foque no seu trabalho. Coloque o celular no silencioso, desative as notificações do Facebook e mão na massa.
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Delegue tarefas
Outro erro comum é tentar fazer todas as atividades sem ajuda. Buscar auxílio de colegas e delegar tarefas não é sinônimo de que você não consegue fazer o projeto, mas, sim, de que você sabe quais são os seus limites.
A sua equipe deve trabalhar de forma conjunta para a realização do job, logo, sente-se com os integrantes e dividam as atividades que precisam ser realizadas entre eles.
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Softwares de gestão de projetos
Por fim, a última dica é usar softwares próprios para a gestão de projetos. Além de serem feitos especificamente para essa função, eles irão otimizar toda a sua rotina. Com eles você poderá concentrar todas as informações do job em um único local e compartilha-las com os outros membros da equipe.
Os recursos tecnológicos são grandes aliados de quem deseja melhorar a gestão de tempo no trabalho, uma vez que eles facilitam não só a comunicação entre os colaboradores, mas, também, a realização de tarefas. Então, não deixe de usar essas ferramentas a seu favor.