A pós-guarda de documentos é um assunto que ainda gera muitas dúvidas entre as pessoas. Afinal, o que fazer com arquivos depois que o tempo de armazenamento expirou?
A maioria dos documentos precisa ser armazenada por um determinado período de tempo, sejam eles de pessoas físicas ou jurídicas. Isso porque, dentro desse espaço de tempo eles podem ser solicitados novamente. Contudo, após esse período de guarda, eles podem e devem ser descartados.
O acúmulo de arquivos, além de ocasionar um problema de espaço, também gera uma desorganização. Logo, é essencial se livrar de certos papéis depois que eles já não são necessários.
A destinação pós-guarda de documentos exige que você faça uma avaliação completa dos arquivos, antes de dar um novo destino a eles. Para isso, no entanto, é preciso saber exatamente por quanto tempo você deve guardar determinados tipos de papéis.
Antes de pensar no destino pós-guarda de documentos, verifique o tempo de armazenagem
Conforme dito anteriormente, antes de pensar na pós-guarda de documentos, é muito importante que você verifique se os arquivos realmente podem ganhar um novo destino. O tempo de armazenamento dependerá do tipo de documentação.
- Documentação tributária: No caso de comprovantes de pagamento de tributos federais, incluindo contribuições previdenciárias, o tempo de guarda deve seguir o prazo de decadência e prescrição, elencado no Código Tributário Nacional (CTN), em específico nos artigos 173 e 174, que é de cinco anos.
Após esse período, o Fisco não poderá mais exigir a constituição de crédito tributário, ou a execução fiscal dos impostos, por isso, depois dele os documentos podem receber um novo destino.
· Livros obrigatórios: No caso dos comprovantes de lançamentos, bem como os livros obrigatórios em empresas, o prazo para descarte pós-guarda de documentos também deve seguir os prazos de decadência e prescrição.
No caso dos livros obrigatórios de escriturações comercial e fiscal, bem como comprovantes dos lançamentos deles, o tempo de armazenagem é o mesmo de prescrição.
Escrituração e correspondências de empresas, que estejam relacionadas à sua atividade, também devem ser guardados até o prazo de prescrição ou decadência. Já os comprovantes de lançamentos contábeis de exercícios futuros, devem ser conservados conforme o prazo de decadência.
· Documentos trabalhistas: Devem ser armazenados por cinco anos, independente se o trabalhador for rural ou urbano. No caso de trabalhadores que tenham atuado de forma profissional antes de atingir 18 anos, o prazo só começa a contar quando ele atingir a maioridade.
· Prazos para o FGTS: Documentos relacionados ao FGTS devem ser armazenados por, pelo menos, 30 dias, segundo o artigo 23, § 5º, da Lei nº 8.036/1990. Contudo, segundo o Supremo Tribunal Federal, o prazo de conservação também deve ser de cinco anos.
· Documentação previdenciária: Mesmo o artigo 45 da Lei nº 8.212/1991 não estar mais em vigor, o tempo de armazenamento de documentação previdenciária ainda permanece de dez anos, levando em conta a sua importância.
Destinação de documentos
Com o passar dos anos os documentos vão se acumulando, e quando você se dá conta, eles já estão tomando muito espaço da sua empresa ou casa. Por conta disso, dar um destino a eles é essencial.
Agora que você já sabe o tempo de conservação dos arquivos mais comuns que guardamos, chegou a hora de saber que destino dar a eles. Atualmente, nós temos várias opções, sendo que algumas são mais comuns, tendo em vista seu custo-benefício e facilidade, são elas:
1. Destruição de forma correta
Comprovantes de compras e extratos bancários, por exemplo, são dos alguns documentos que podem ser destruídos sem qualquer problema. Contudo, é essencial que esse processo seja feito de forma correta. Queimá-los, por exemplo, é uma péssima alternativa.
O ideal é usar uma fragmentadora. A fragmentação de documentos é a maneira mais correta de se desfazer de arquivos depois da pós-guarda de documentos. Isso porque, esse aparelho foi desenvolvido especificamente para essa função, dando segurança na hora do descarte.
Além de triturar os papéis em pedaços pequenos, a fragmentação também impede que dados e informações acabem sendo roubados, uma vez que os pedaços obtidos são misturados dentro do aparelho. Não é à toa que esse é o método mais utilizado em escritórios de diferentes portes e segmentos.
2. Digitalização
Outro destino pós-guarda de documentos bastante comum é a digitalização dos arquivos. Esse processo, apesar de mais trabalhoso, é ideal para quem prefere guardar arquivos mesmo que o prazo de conservação já tenha passado. Nesses casos, é possível armazená-los em nuvens, poupando muito espaço.
Atualmente, existem diversas plataformas de armazenamento em nuvem disponíveis na internet, muitas, inclusive, de forma gratuita como é o caso do Google Drive. Além de ser uma solução prática, ela também poupa muito espaço do seu escritório e residência.
No entanto, na hora de digitalizar os documentos, é muito importante que você também os catalogue dentro da plataforma. Crie pastas e nomeie cada arquivo de forma correta para garantir que, caso seja necessário, você possa consultar os documentos de forma rápida no futuro.
3. Contrate uma empresa especializada
Por fim, uma alternativa que tem se tornado muito comum, principalmente entre as empresas, e a contratação de serviços especializados na pós-guarda de documentos. Mais do que simplesmente garantir que o seu escritório não fique entulhado de papéis, eles garantem um armazenamento de qualidade.
Geralmente essa opção é indicada para empreendimentos que tem um grande volume e rotatividade de documentos, logo, é necessário um local próprio para conservá-los. Como boa parte das empresas não pode destinar uma sala, andar ou prédio para esse propósito, o ideal é contratar um serviço que faça isso.
Além de garantir que os arquivos sejam armazenados de maneira correta, esse tipo de serviço também irá organizar e catalogar todos os documentos, de modo que, caso você precise deles mesmo após o prazo de guarda, seja fácil encontra-los e consultá-los. Isso sem contar que boa parte das empresas do gênero também oferece a opção de digitalização e consulta e nuvem.
Tenha sempre em mente que a pós-guarda de documentos é um processo que precisa ser pensado e executado com cuidado. Lembre-se sempre de verificar o prazo de conservação dos arquivos antes de escolher qual o melhor destino para eles. Dessa maneira, você evitará problemas caso jogue fora algo de real importância.