Sempre procuramos destacar a importância dos documentos para as empresas.  Realizar o bom gerenciamento dos documentos é extremamente importante para o bom andamento dos negócios. Porém, boa parte dos gestores acaba encontrando dificuldades para administrar os documentos na rotina de trabalho, seja pelo excesso de papel, pela falta de organização, ou qualquer outro motivo.

 

Nesse artigo, vamos abordar os 5 prejuízos principais que a empresa sofre, quando não há uma boa administração dos documentos.

 

 

Desperdício de Tempo

As Organizações estão sempre buscando fazer mais em menos tempo. Os documentos que geram algum tipo de atividade na operação da empresa ou uma atividade que gera um documento (ata de reunião, por exemplo), precisam estar disponíveis rapidamente para que a informação seja acessada, quando necessário. Quando há uma demora nesse tipo de ação, muito tempo acaba sendo desperdiçado e acarreta atrasos nos processos.

 

Gerencia sem controle

Os gestores estão sempre preocupados com o desenvolvimento das atividades exercidas  pelos colaboradores da organização. É necessário que exista o mínimo de organização possível nos procedimentos envolvendo a documentação da empresa. O gerente precisa ter o controle sobre o que está sendo feito. Isso inclui os relatórios sobre os documentos, controle de temporalidade, rastreabilidade de alterações e auditoria. O não acompanhamento dessas atividades pode causar grandes problemas. A perda da gerencia causa desconforto entre os gestores e funcionários, além de prejudicar o desempenho do negócio.

 

Falta de Segurança

Os documentos do dia a dia que são armazenados em um ambiente aberto, sem nenhuma gestão, devem ser motivo de preocupação. As ocorrências com dados de funcionários é algo muito comum e que pode prejudicar muito, tanto em documentos físicos, como para documentos digitais. Quando não há um controle dos documentos, perde-se a segurança nos processos que envolvem os dados. A gestão dos documentos, quando é feita de maneira bem estruturada, pode resolver ou minimizar esse tipo de problema. Tenha atenção com o fluxo de trabalho que os documentos percorrem e assegure que o mesmo de pessoas má intencionadas.

 

Perda de produtividade

Quando não se tem uma organização mínima na gestão de documentos, com certeza você perderá a paciência facilmente. A organização é um padrão básico que todos precisam seguir se alcance bons resultados dentro da empresa. Nesse aspecto, o sistema de gestão existe para apoiar na construção de um ambiente muito melhor e para que todos possam trabalhar de forma satisfatória, aumentando assim, a sua produtividade. Saber separa as informações e os documentos pelos segmentos corretos, evitará muita dor de cabeça.

 

Menor índice de Competitividade

Toda empresa deseja tornar os seus processos mais rápidos e quando se investe no gerenciamento dos documentos isso pode acontecer mais rápido do que você imagina.  Com essa agilidade em voga, a instituição se torna automaticamente mais competitiva com relação à concorrência. Os documentos fazem parte do desenvolvimento da instituição, de maneira direta. Com o crescimento da instituição, a demanda de documentos passa a ser maior, e na mesma proporção, o fluxo de trabalho.

Designe para um determinado número de pessoas, a tarefa de administrar os documentos para que problemas sejam evitados. Assim, você conseguirá se concentrar nas suas tarefas plenamente.

 

Conclusão

Você provavelmente conseguiu perceber que a administração dos documentos é uma tarefa tão importante como qualquer outra na rotina de trabalho. Fique atento com essa atividade e tome os devidos cuidados para que as informações confidenciais não se percam e acabe sendo parando em mãos erradas.

 

Quer saber como se livrar de papéis antigos, já sem utilidade? Clique aqui e saiba como.