Em boa parte das empresas brasileiras a maturidade sobre gestão documental ainda é um desafio. Uma pesquisa feita pela PWC revelou  que arquivar documentos de forma equivocada pode gerar altos prejuízos financeiros às organizações.

Pesquisas apontam que os gestores de empresas perdem em torno de um mês do ano procurando papeis armazenados em locais inadequados. Outro dado interessante é que ao menos 66% das informações guardadas pelas empresas são inúteis.

A importância do cuidado com os documentos ainda é subestimada por muitas empresas, especialmente porque os efeitos da sua ineficiência tendem a ser imperceptíveis no primeiro momento, mas posteriormente, podem causar grandes estragos para a organização. Se  o departamento administrativo da sua empresa tem enfrentado problemas para encontrar os arquivos, está na hora de mudar essa situação. Confira nesse artigo algumas dicas para fazer o arquivamento documentos de forma eficiente.

Guarde os documentos em ordem crescente

Sabemos que a quantidade de documentos em qualquer empresa é realmente muito grande. As Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) são responsáveis por boa parte dessa papelada. Mesmo com as facilidades atuais que o mundo digital tem trago, muitos gestores ainda se descuidam na hora de realizar o arquivamento adequado de notas fiscais, contratos, duplicatas e muito mais.

O arquivamento de documentos, sejam eles físicos ou em formato digital, deve ser feito por assunto. Cada um desses assuntos devem ser protegidos por pastas, contendo arquivos alinhados em ordem crescente a partir da data de emissão. No caso de documentos físicos, o ideal é dar preferência a envoltórios transparentes para facilitar a identificação ou colocar etiquetas

Atenção ao prazo de guarda

É importante descartar os documentos desnecessários, porém é necessário ter muita atenção ao realizar esse descarte. Olhe bem a data do documento para não jogar fora algo que ainda é válido. Escrituras, por exemplo, são itens que devem permanecer guardados por toda vida. Por outro lado, boletos com mais de um ano podem e devem ser descartados para evitar sobrecarga de papel.

Para te auxiliar nessa tarefa, confira o infográfico com o tempo de guarda de cada tipo de documento.

Digitalize os documentos

Em pleno 2018, é totalmente recomendável digitalizar o máximo possível os documentos físicos e migrar de uma vez para o mundo digital. Muitas pessoas ainda possuem receio quanto a isso porque pensam que os documentos digitais não possuem o mesmo valor dos documentos físicos. Porém, esse é um grande equívoco. Muitos não sabem, mas seus e-mails podem ser transformados em documentos com valor jurídico, substituindo as cartas registradas. Isso acontece por meio do acréscimo de elementos técnicos e legais que comprovam o envio e o recebimento de e-mails e documentos eletrônicos.

Por tanto, deixe os pré-conceitos de lado e invista na digitalização dos documentos.

Use a microfilmagem

Quando não é possível digitalizar os documentos, uma boa opção é realizar a microfilmagem dos documentos. A microfilmagem é um processo de gerenciamento e armazenamento de documentos por meio da captação fotográfica. Utilizando essa técnica, o volume e o tamanho do arquivo são reduzidos, possibilitando que o armazenamento fique muito mais prático. Outra vantagem diz respeito à duração maior dos arquivos microfilmados em relação aos físicos que, se armazenados adequadamente, podem durar algumas centenas de anos.

Estruture o espaço físico para possibilitar a movimentação dos arquivos

Se você ainda não tem um espaço destinado aos arquivos e está pensando em montar um, está no caminho certo. É muito comum que gestores ignorem o poder reprodutivo de contratos, legislações, recibos, relatórios de folha de pagamento, guias e assim por diante. Desta maneira, o ambiente destinado ao arquivo morto vai aos poucos se transformando em um espaço completamente insalubre.

As empresas precisam pensar a longo prazo. Separe um espaço exclusivo para guardar seus documentos, deixando tudo organizado nas pastas a que pertencem.

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