O monitoramento da informação documentada é um fator crucial para manter o sistema de gestão acionado e funcionando adequadamente. Afinal de contas, é por meio dele que dados importantes da empresa são registrados.

Em boa parte dos casos, as organizações trabalham com arquivos digitais que ficam mantidos no servidor ou em alguma máquina da empresa. São arquivos de textos, imagens, planilhas, fluxogramas e uma grande quantidade de conteúdo que não podem ser jogados fora.

Para facilitar a vida dentro do escritório, é interessante criar códigos que te ajudem a compreender esses arquivos sem precisar abri-los um a um. A norma ISO 9001:2015 determina o padrão básico no item 7.5.2, para identificar o documento (letra a: o básico do documento é a Identificação e a descrição). Esse padrão é estabelecido, pois ao criar um código para o documento é possível garantir mais facilidade para identificam os documentos.

Manter uma codificação objetiva vai te auxiliar na organização dos seus documentos e a referenciá-los com muito maior precisão.

O monitoramento da documentação deve certificar que a informação documentada esteja disponível no local e momento adequado. Esse monitoramento é importante para que se garanta que:

  • A informação documentada em circulação seja examinada e autorizada, incluindo revisões e alterações de documentos já existentes;
  • Novos documentos ou novas revisões sejam rapidamente apresentados aos usuários desses documentos;
  • Haja um monitoramento sobre os dados documentados em circulação, no que tange o local ou áreas funcionais em que os documentos se localizam. Isso se refere aos documentos, revisões e versões vigentes, número de cópias e proteção contra alterações, uso ou circulação indevida;
  • A informação documentada de origem externa classificada essencial para a gestão da qualidade seja identificada e tenha sua distribuição controlada;
  • Na ocorrência de registros produzidos pela organização, o monitoramento garante que esses registros sejam protegidos em condições de serem restaurados para consultas.

Confira abaixo alguns cuidados necessários que as empresas precisam ter para monitorar as informações documentadas.

Centralize a base de dados dos documentos

Os documentos se multiplicam muito facilmente dentro da empresa, pois um mesmo documento passa pela mão de vários colaboradores. O envio de arquivos por e-mail contribui para que os documentos se proliferem dessa forma. Por essa razão, evite enviar documentos importantes por e-mail. O ideal é criar uma pasta de acesso conjunto na intranet ou na nuvem para que todos possam acessar.  Essa prática contribui para quer todos utilizem a versão mais recente do documento.

Cuidado com a segurança dos documentos

Outro fator fundamental no monitoramento da informação documentada é a segurança. Seja qual for a forma que a empresa optar por guardar os arquivos, é fundamental compreender que muitas das informações que serão salvas são sigilosas. A segurança da informação é composta por 3 pilares. São eles:

Confidencialidade: permitir o acesso apenas das pessoas que realmente necessitam dos documentos;

Disponibilidade: garantir que as pessoas possam verificar os documentos quando e onde elas precisarem;

Integridade: garantir que tais documentos estejam legíveis e seguros.

Conclusão

O monitoramento da informação documentada é fundamental para qualquer sistema de gestão. Será por meio dessa gestão que será possível garantir práticas padronizadas e procedimentos corretos.

Gostou desse artigo? Compartilhe com seus contatos.