A rotina do contador costuma ser bastante corrida por conta da quantidade de atividades que esse profissional precisa realizar. Esse profissional é responsável pela organização financeira das empresas e tem sua rotina pautada em manipular planilhas, verificar os mais variados documentos fiscais, organizar contas a pagar e a receber, e outras inúmeras responsabilidades. Por essa razão, toda a atenção é pouca para os profissionais que trabalham nesse ramo, afinal os números são importantíssimos para os resultados das empresas.

Em meio a tanta informação, é necessário que o agente contábil saiba administrar a sua rotina de maneira inteligente. Pensando nisso, listamos abaixo 3 dicas essenciais para otimizar a rotina do contador.

Organização

Na rotina de qualquer contador, não pode faltar organização, pois a quantidade de informação a qual esse profissional deve manipular é enorme. O número elevado de documentos e arquivos que o agente contábil precisa consultar pode se tornar em pouco tempo uma verdadeira bagunça. Sendo assim, a organização dessa documentação se faz necessária tanto no ambiente físico quanto no digital.

Para resolver a questão e conseguir otimizar a rotina do contador, é imprescindível organizar documentos físicos em pastas para facilitar o acesso aos dados, e não correr o risco de que algo importante se perca. Já no ambiente digital, organize os arquivos em pastas com nomenclatura e datas para que o acesso a determinados arquivos seja facilitado.

Caso haja a possibilidade de digitalizar arquivos, faça, pois irá contribuir para que o ambiente de trabalho fique menos poluído pela quantidade de papel.

Fragmentação de documentos

Quando você organiza sua papelada, percebe que vários documentos já passaram do tempo de guarda. Isso significa que chegou a hora de eliminá-los, e para fazer isso de maneira segura, utilizar uma fragmentadora de documentos é essencial.

Com a ajuda desse equipamento, você descarta as informações, sem correr o risco de que pessoas mal-intencionadas tenham acesso aos dados contidos nesses documentos.

Automação de processos

Para otimizar a rotina do contador algumas ações podem ser muito eficazes, como por exemplo, a automação de processos. Quem trabalha com contabilidade sabe que diariamente é necessário assinar uma boa quantidade de papéis.

Nesse aspecto, passar a utilizar a assinatura digital no seu dia a dia pode lhe proporcionar um ganho de tempo considerável. Apesar de ainda ser pouco utilizada, a assinatura digital garante tanta a segurança quanto uma assinatura manual, obviamente quando é executada por uma plataforma de confiança e com certificação para tal.

Como atualmente boa parte das transações são realizadas via e-mail, você pode perfeitamente substituir a assinatura manual pela digital para ganhar produtividade na sua rotina.

Aplicativos de organização financeira

Quem não anda com o celular na mão ou bolso o dia todo que atire a primeira pedra. Para quem gosta de ter o smartphone sempre por perto, pode e deve utilizar essa tecnologia para a otimizar a rotina do contador.

Estão disponíveis no mercado uma centena de aplicativos que colaboram para facilitar as tarefas dos profissionais de contabilidade. Os aplicativos para controle financeiro empresarial oferecem dados como o fluxo de caixa, entrada de valores, saída de recursos, planilha de controle de gastos, entre outras funções.

Ao utilizar esses aplicativos, seja no celular ou até mesmo no computador, o profissional consegue, por exemplo, receber uma alerta quando uma cobrança está para vencer. Veja abaixo algumas sugestões de ferramentas de organização financeira.

• Siscontrole;
• QuickBooks ZeroPaper;
• Rp Controle financeiro;

Conclusão

Como foi explicado nas dicas acima, o contador pode e deve usar a tecnologia para agilizar e facilitar o seu trabalho. Os profissionais de contabilidade da atualidade são privilegiados por possuírem toda essa gama de possibilidades para realizar suas tarefas. A cada ano são apresentadas novidades para o ramo e é preciso adaptar-se a todas elas para se manter atualizado e assim, oferecer o melhor atendimento para os seus clientes.

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