Nos dias de hoje muitas pessoas ainda possuem muitas dúvidas sobre certas obrigações das empresas quanto ao armazenamento e descarte de documentos. Assim, se você já possui ou está pensando em abrir um negócio, é importante conhecer tudo sobre esse aspecto que pode promover alguns problemas.
Em muitos casos a preocupação com o adequado prazo e armazenamento para a conservação de documentações são normalmente pontos preocupantes nas empresas, pois são diversos arquivos mortos que necessita de preservação por certo tempo em determinado local.
Apesar de o mundo digital estar tornando cada vez mais fácil diariamente a vida das pessoas e das mais diversas empresas para eliminar a necessidade de papéis, ainda existe, segundo a legislação brasileira, da conservação de muitos papéis. Entretanto, o tempo de armazenamento irá depender do órgão que está fiscalizando e do tipo de documento.
Por que é importante realizar o armazenamento e descarte dos documentos?
Mesmo que já existam os documentos eletrônicos, muitas empresas ainda utilizam e precisam dos documentos de papéis, ou seja, impressos para conseguir uma melhor administração. Assim, existem obrigações por parte das empresas quanto ao armazenamento e descarte de documentos.
Isso normalmente é necessário pelo fato da organização das mesmas, pois é capaz de manter em ordem e fazer com o funcionamento melhor da empresa exista.
Por isso, realizar o armazenamento e o descarte de certos documentos ou manter uma organização dos mesmos faz com que os funcionários tenham acesso rápido aqueles que são necessários para o desempenho de qualquer exigência.
Dicas de como armazenar e descartar os documentos
É fácil notar que geralmente muitas empresas possuem um enorme volume de documentos muito importantes que são impressos todos os dias. Assim, elas devem ter consciência da necessidade de realizar uma organização dos documentos, o que gera uma melhor produtividade.
1- Qual o local correto?
Os arquivos, tanto os impressos quanto os digitais, necessitam estar sempre muito bem organizados, pois isso evita certo desespero entre os funcionários no momento de procura de determinado documento.
Assim, é importante definir o local adequado, além de informar onde eles se encontram, para que assim atenda o interesse de cada pessoa.
Além disso, ao utilizar determinado documento, é necessário que o mesmo volte ao seu devido lugar de armazenamento e sempre mantenha muito atualizado.
2- Por que utilizar arquivo suspenso?
Normalmente, no armazenamento de documentos, é importante que as empresas adote o sistema de arquivos suspensos, pois isso irá proporcionar uma enorme facilidade no momento de necessidade de procura por determinado documento.
Com isso, é possível mantê-lo sempre agrupado por pastas ou assuntos parecidos, o que elimina a necessidade de procura e do acúmulo de diversos documentos em cima da mesa. Normalmente, esse formato de armazenamento é muito prático.
3- Qual a importância da digitalização dos documentos?
A digitalização é algo muito importante atualmente nas empresas, pois é capaz de impedir que os documentos sofram o acúmulo de poeira e que sejam transportados com mais agilidade e segurança.
Normalmente, os documentos digitais são capazes de proporcionar uma grande facilidade para a empresa, além de serem realizados fáceis copias com segurança dos mesmos.
Dessa forma, é importante que as empresas levem em consideração a possibilidade de digitalização dos documentos, para que assim, os antigos possam ser descartados.
4- Por que manter as pastas de forma organizada?
Para ocorrer um melhor agrupamento dos documentos, é importante definir qual será a forma em que eles serão agrupados. Assim, é importante que cada empresa procure separá-los por temas mais importantes.
Entretanto, o importante mesmo é organizar todos os assuntos para evitar que ocorra uma mistura de diversos documentos, em que fica difícil o acesso de determinada documentação.
5- Por que criar códigos de identificação de documentos?
Os sistemas de códigos de identificação de documentos tornam muito mais rápidos o entendimento sobre o que cada documento se trata. Assim, é importante que as empresas usem simples indicadores, o que torna muito mais fácil o entendimento de outras pessoas sobre esse sistema empregado.
Além disso, é importante identificar todos os períodos das documentações, onde geralmente são separados por anos e meses. Entretanto, se o volume de documentação for muito grande, o recomendado é agrupá-los por semestres ou bimestres.
6- Por que indicar a data do descarte?
Normalmente, os armazenamentos possuem prazos muito diferentes, pois cada documento possui determinada validade, a qual é muito procurada no momento do descarte de determinados documentos.
Assim, para facilitar todo esse processo, é fundamental que os documentos já estejam armazenados com as anotações do prazo de validade, pois no momento da limpeza, nenhum funcionário irá perder tempo tendo que observar cada arquivo para ter certeza que não está descartando a documentação incorreta.
Por isso, diversas empresas já adotaram essa prática, principalmente devido a economia de tempo ser muito grande. Além disso, a organização dos documentos e dos prazos faz com que os riscos de certos problemas sejam muito menores.
7- O que é a utilização de referências cruzadas?
Geralmente, certos documentos podem ser armazenados em uma ou mais pastas, principalmente pelo fato de serem de grande interesse para a empresa.
Assim, para evitar que exista uma necessidade de duplicação de itens e aumente ainda mais a quantidade de documentos guardados, é importante a definição muito bem realizada das prioridades.
Neste caso, o primeiro passo a se tomar é sobre a relevância de cada pasta. Após isso, deve-se levar em consideração, dependendo do assunto, qual será o prazo de validade do armazenamento de determinados documentos.
Com isso, para que a outra pasta não fique vazia ou que exista a necessidade de uma cópia dos documentos, é importante colocar uma referência de em que lugar determinado documento pode ser encontrado, pois usando essa técnica você irá perceber o quanto mais fácil é encontrar tudo o que necessita, além da facilidade de armazenamento de novos documentos.
Portanto, as obrigações das empresas quanto ao armazenamento e descarte de documentos faz com que tudo seja muito bem definido por grupos, por identificação de prazos de validade e com muito cuidado para que todas as pessoas que tiverem acesso às pastas de documentação consigam encontrar tudo de forma rápida e fácil.