As instituições de ensino geram uma infinidade de documentos relevantes que precisam ser guardados adequadamente. Muito mais do que o histórico escolar, as escolas e universidades geram documentos referentes às pessoas que chegam, continuam o curso e se formam, e todos precisam estar disponíveis para serem localizados facilmente quando necessário. Esse processo é determinante para o bom funcionamento da instituição, que deve ter acesso facilitado aos documentos para atender bem seus alunos. Além disso, a gestão de documentos proporciona melhora no espaço físico da instituição na medida em que documentos que não tenham obrigação legal de serem guardados podem ser expurgados, abrindo mais espaço físico nos ambientes.
Gestão de Documentos Acadêmicos
Cada tipo de empresa possui necessidades específicas ao procurar um sistema de Gestão de Documentos. No meio acadêmico a procura maior é por maneiras de conservar os documentos físicos que precisam ser armazenados e também por formas de facilitar o uso diário dessas informações, tornando a busca mais eficiente e prática.
Uma excelente alternativa para resolver essa questão nas instituições de ensino é a digitalização dos documentos combinada com um software de gestão. Dessa forma certamente haverá redução no tempo gasto em todo o processo de guarda de documentos. Com a digitalização os documentos terão versões em formato digital que facilita a consulta dos arquivos e informações, e os arquivos originais podem permanecer guardados, mantendo o sigilo e segurança dos documentos.
A organização de documentos acadêmicos no Brasil começou na década de 80 quando as instituições de ensino começaram a se preocupar com a chamada “memória da universidade”. Nos anos seguintes, a gestão de documentos foi bastante alterada e os processos ficaram bem mais complexos, com um número muito maior de documentos. Juntamente com esse aumento de complexidade também aumentou a necessidade de velocidade e eficiência no acesso às informações.
Em 2013 o Ministério da Educação instituiu a Lei nº 1.224 que rege sobre a organização, manutenção e guarda de arquivos acadêmicos e escolares. Após essa publicação as instituições de ensino se esforçam para manter os arquivos de maneira organizada e completa, mas até hoje a maioria delas ainda não se adaptou completamente às regras. O principal problema apresentado é o cuidado com os arquivos inativos que são armazenados e abandonados de qualquer maneira, ficando sujeitos aos estragos do tempo. A gestão eletrônica de documentos pode auxiliar esse processo, o que possibilita manter o capital intelectual e torná-las muito mais eficientes e competitivos.
Vantagens da Gestão de Documentos
- Facilitar o acesso à informação;
- Organizar o espaço físico;
- Dar mais segurança e preservar os documentos;
- Planejar e controlar as entradas e saídas de documentos;
- Melhorar a qualidade do trabalho da gestão administrativa;
A organização de documentos acadêmicos tem fundamental importância para facilitar o acesso e controlar a sua manutenção. Hoje já existem muitas empresas capacitadas para realizar esse trabalho, onde a finalidade será catalogar todos os documentos com o objetivo de facilitar a localização, expurgar o que for desnecessário, criando mais espaço físico, e conservar adequadamente os papéis que devem ser guardados de maneira permanente.
Armazenamento eletrônico
Após ter realizado toda a segmentação dos documentos e armazená-los de maneira segura deve ser feito o registro eletrônico através da digitalização, e assim todo o material terá uma versão física e outra eletrônica. No arquivo estarão armazenadas todas as informações dos arquivos físicos e quando for preciso buscar algum documento o programa gerenciador indicará a localização exata, não sendo mais necessário revirar caixas ou gavetas de arquivos. O ganho de tempo e eficiência é inegável.
O sistema de documentação eletrônica representa um avanço considerável para a área acadêmica, pois ele serve de apoio para a organização dos arquivos antigos e facilita bastante o trabalho com softwares de gestão eletrônica de documento.
Dicas para facilitar a gestão de documentos
- Separe os documentos por categorias: você pode definir a melhor maneira de criar essa segmentação, se será por data, ordem alfabética, tipo de documento, e deverá arquivar os documentos físicos seguindo sua escolha. Uma sugestão interessante é colocar etiquetas ou adesivos coloridos nas pastas para diferenciar melhor os documentos.
- Utilize móveis e equipamentos adequados: você pode separar os arquivos mais antigos, aqueles que são menos utilizados em móveis específicos, e aqueles documentos que possuem um uso frequente devem ficar em locais com fácil acesso. Materiais que precisam de aprovação devem ficar em um lugar mais próximo dos funcionários.
- Determine os procedimentos para organização: é preciso criar uma rotina de arquivamento e organização entre os funcionários e, pelo menos 1 vez a cada 3 meses, realizar uma manutenção nos arquivos para garantir que tudo está no lugar correto, se papéis desnecessários estão arquivados ou se algum documento se perdeu. Isso ajuda a manter a ordem entre os documentos e minimiza os riscos de problemas.
- Utilize a tecnologia da gestão de documentos: existem softwares próprios para auxiliar na gestão acadêmica que são capazes de armazenar diversas informações que podem ser impressas diretamente pelo programa, tornando desnecessária a manutenção de diversas cópias de arquivos. Uma maneira eficiente de organizar processos acadêmicos é a implantação de uma secretaria virtual, que será capaz de guardar os documentos da maneira digital e disponibilizá-los aos interessados através de download. Dessa forma é possível diminuir a frequência de atendimentos na secretaria física e também reduzir o gasto com papel.