Mesmo com toda revolução tecnológica dos últimos anos, nem tudo pode ser digital, muitas vezes precisamos fazer a guarda física de documentos, para atender as demandas da legislação vigente. Notas fiscais, declaração de imposto de renda, contratos com fornecedores, entre outros, precisam permanecer arquivados por um longo período, podendo chegar a 60 meses ou mais.

O que fazer com os documentos?

Os documentos fiscais, por exemplo, devem ser arquivados pelo menos por cinco anos, uma vez que a legislação tributária determina que o Fisco possui um período para solicitar a apresentação de tais documentos e, caso a empresa não os possua, pode ser autuada em virtude da não apresentação.

Trata-se dos termos legais previstos no Código Tributário Nacional pelos institutos da “decadência” e da “prescrição”. Apesar de serem institutos complexos, podemos resumir a questão, de forma não técnica com a finalidade de otimizar a gestão empresarial, em dois pontos:

  • A decadência é o direito que o Fisco tem de, por cinco anos, solicitar a apresentação de documentos fiscais. Isto é, desde o período em que o tributo for devido, o Fisco terá cinco anos para verificar se a empresa o declarou corretamente, se há alguma irregularidade nos lançamentos etc.
  • A prescrição, por sua vez, é o direito do Fisco de promover a cobrança judicial dos créditos tributários. Isto é, desde a data do “lançamento” do débito, a autoridade fazendária possui cinco anos para ajuizar a competente execução fiscal.

Neste viés, torna-se necessário ter dentro da empresa, uma estratégia bem definida de conservação e posteriormente de descarte destes documentos, evitando assim que informações relevantes e muitas vezes sigilosas caiam nas mãos de pessoas erradas gerando assim, prejuízos irreparáveis.

Entenda a situação

Seja qual for o grau de organização da empresa e por mais que ela invista em um arquivamento e classificação adequada dos documentos, sempre haverá um momento de esgotamento da área física disponível para este acúmulo de papel. Dependendo do tamanho e volume desses documentos, muitas vezes há que se socorrer a empresas especializadas em guarda, minimizando assim a área utilizada dentro da empresa. Por outro lado, periodicamente há que se fazer o descarte dos documentos já descartáveis.

Muito têm se investido para minimizar o impacto do acúmulo e manipulação de documentos. Várias empresas, scaneiam e catalogam documentos, utilizando softwares especializados para que possam fazer o resgate da informação rapidamente, e somente em caso de necessidade de apresentação do documento original, haja a manipulação do mesmo. Apesar disso, o problema principal de armazenamento persiste, e muitas vezes o valor investido nesta conservação pode se tornar oneroso para empresa mesmo em ambiente terceirizado.

Muito além das empresas

Pode até parecer que este é um problema inerente as corporações e muito longe de nossa realidade, mas se parar para pensar, você mensalmente paga conta de luz, de gás, de água, Internet, telefone, dentre tantas outras e também necessita guardar esses recibos por um grande período. Apesar de ser em escala menor, você também tem problemas com manipulação de documentos.

O problema não se esgota apenas com armazenamento durante os anos, mas inclui também o pós-armazenamento.

“O que fazer quando não for mais necessário arquivar esses papéis?”

“Podemos jogar no lixo de qualquer maneira?”

É necessário que haja muita cautela para eliminar esses documentos e manter as suas informações seguras.

Dica importante!

Portanto, nunca deixe seus dados visíveis quando for jogar fora algum documento, pois assim você evita que pessoas mal-intencionadas reutilizem as suas informações.