A gestão eficiente de um negócio envolve diversas práticas empresariais que juntas garantem o crescimento da empresa e entre elas as práticas do departamento contábil, são algumas das mais importantes, pois esse setor é o responsável pelo cumprimento das obrigações fiscais.

O gerenciamento de documentos fiscais é um processo burocrático e trabalhoso para todas as empresas, de qualquer porte, mas podem ser ainda mais complexo para as empresas de médio e grande porte, especialmente do varejo, que possuem grande quantidade de transações financeiras todos os meses e precisam gerenciar milhares de documentos.

Em geral um profissional da contabilidade gasta cerca de 30 minutos para consultar, de maneira manual, cada nota fiscal do Portal da Secretaria da Fazenda, e por serem etapas que demandam muita atenção, é comum a ocorrência de erros no processo, o que pode gerar multas e penalidades.

Outra exigência da legislação brasileira também pode causar prejuízos à empresa caso não seja comprida, que é o armazenamento desses documentos fiscais por um período de cinco anos, para fins de fiscalização.

Gerenciamento de documentos físicos

  • Escolha um lugar exclusivo para dos documentos fiscais

O primeiro passo para a organização eficiente dos documentos é escolher adequadamente o local para armazenar os arquivos, e essa escolha depende do tamanho da sua empresa e do fluxo de documentos gerados mensalmente.

Para pequenas empresas, ou aquelas que não geram muitos arquivos contábeis, uma gaveta e algumas pastas podem suprir a necessidade do espaço. Já empresas de grande porte devem ter ainda mais atenção e precisam determinar um local separado, exclusivo para o arquivamento dos documentos. Pode ser um armário dedicado ou uma pequena sala reservada. É importante que o local destinado para a guarda desses documentos tenha fácil acesso quando se fizer necessário, assim sempre será fácil encontrar os arquivos e estará garantida a segurança deles, para evitar extravios.

  • Segmente os documentos por tipo

Existem muitos métodos de organização, e a segmentação, ou categorização, de documentos é extremamente útil para deixar tudo em ordem. Você pode fazer uso combinado de segmentações para facilitar ainda mais a busca por um arquivo específico. As principais segmentações são por data, por tipo de documento e por cliente.

Na hora de definir a forma utilizada para organizar os documentos contábeis da sua empresa, considere o volume de papéis a ser armazenado e identifique qual prática será a mais adequada para a demanda.

  • Estabeleça rotinas e práticas de arquivamento

Quando a empresa possui baixa demanda de documentos fiscais, a realização de pequenas práticas diárias já é suficiente para manter a organização dos documentos. Mas se sua empresa gera muitos documentos contábeis mensalmente é essencial adotar uma rotina específica para a tarefa. Com frequência as grandes empresas possuem setores específicos, ou contratam profissionais especializados em setores contábeis para trabalhar exclusivamente com a emissão desses documentos. É muito importante que toda a equipe esteja ciente do procedimento de guarda de documentos da empresa e adote essa prática. É essencial também que o gestor fique atento e auxilie com essas rotinas, para garantir que a prática esteja ajustada e que todos trabalhem com o mesmo objetivo.

  • Aloque um profissional responsável pela organização dos documentos fiscais

Se a sua empresa possui uma equipe de trabalho é importante estabelecer um profissional responsável pela organização dos documentos fiscais para que essa pessoa possa facilitar o trabalho. Ela será responsável por garantir o cumprimento do processo de arquivamento e estará atenta a possíveis erros. É importante que essa pessoa conheça sobre contabilidade e práticas de arquivamento.

  • Crie rotinas específicas para a organização de notas fiscais

Sem dúvida o maior volume de documentos contábeis em uma empresa de varejo será de Notas Fiscais e exatamente por isso é essencial dedicar atenção especial na organização desses documentos.

Uma dica interessante é organizar as notas fiscais por data de emissão. Dependendo do volume você pode criar pastas diárias, semanais, quinzenais ou mensais. É possível ainda criar subpastas segmentadas por cliente ou produto, caso sinta necessidade. Esse procedimento ajudará muito na busca de informações.

A organização de notas fiscais é essencial para a gestão adequada de uma empresa. Esses documentos devem ser arquivados de maneira correta e acessível para facilitar possíveis demandas judiciais, fiscalizações e para o próprio controle da empresa.

Tecnologia ajuda a gerenciar documentos

A tecnologia tem surgido para auxiliar as empresas a gerenciar esses documentos contábeis e facilitar os processos internos, melhorando a produtividade do negócio. Hoje é possível contratar empresas de assessoria e contabilidade online, que ajudam muito às empresas que trabalham remotamente.

A tecnologia também trouxe outra mudança que fez diminuir a quantidade de papéis que foi a emissão de documentos fiscais eletrônicos, legalmente válidos. Dessa forma os arquivos ficam armazenados em computadores ou sistemas virtuais, facilitando a rápida localização das informações e garantindo a segurança das informações.

Organização de Documentos Eletrônicos

Os arquivos digitais também exigem certo cuidado e muita organização, para não se perderem exatamente como os arquivos físicos mal organizados. Você pode organizar em pastas segmentadas por tipos de documentos e data e com subpastas divididas por clientes, por exemplo. Dessa forma seus arquivos não ficarão soltos e será mais fácil encontrar aquele que você precisa.

Outra alternativa é organizar os documentos utilizando planilhas. Já existem algumas prontas disponíveis da internet ou você pode criar a sua.

Essas dicas de organização de documentos eletrônicos são eficientes e não possuem custos, sendo necessário apenas um computador disponível, mas para quem tem uma grande demanda essa pode não ser a melhor opção.

Analise as vantagens qual é a situação da sua empresa e escolha a melhor maneira de organizar seus documentos, aumentar a produtividade do seu negócio e conquistar o sucesso desejado.