Já ouviu falar sobre a lista mestra e ficou em dúvidas? Bem, então você está no lugar certo. Com o objetivo de registrar e organizar todos os documentos de uma organização, a lista mestra é um recurso que oferece prós e contras na hora de atualizar e manter um controle de todos os documentos emitidos na empresa.

Quando o assunto é a gestão de documentos, muitos se atentam ao que nos diz a ISO 9001, que normatiza os mesmos.

Nesse âmbito, apesar das normas não citarem a necessidade de uma lista mestra, ela deixa claro que a organização deve ter registros de documentos da organização estão atualizados e são feitos de maneira adequada.

E a lista mestra, uma tabela (normalmente feita no formato xml do excel) com a relação de documentos, suas versões e endereços, é uma das formas mais simples e rápida de criar um controle desses documentos.

Caraterísticas que não podem faltar em uma lista mestra

Conheça os aspectos mais relevantes em uma lista mestra para que, em caso de adoção dessa metodologia, você tenha um modelo eficaz em mãos.

Conhecendo essas características, você será capaz de criar uma lista mestra e adaptá-la conforme as necessidades da sua empresa.

Código

Toda lista mestra precisa conter uma coluna com o código dos documentos. Isso é fundamental para facilitar a localização dos mesmos.

Sem eles, tudo fica uma verdadeira bagunça, o que custa tempo e, respectivamente, dinheiro. Então, leve isso em conta na hora de criar a sua!

Versão/Revisão

Qual foi a última vez que o documento foi atualizado? É preciso deixar isso claro na lista mestra.

Assim, o colaborador que realizar o acesso saberá se o documento que ele tem está desatualizado ou não. Isso é, sem dúvidas, fundamental para que não ocorram enganos.

Um exemplo simples disso na prática é o seguinte: verbalize no documento “versão 05 – revisada por X”. Essa informação, além de mostrar o número, menciona quem foi o último funcionário a revisar o documento.

Isso evita que sejam feitos equívocos entre os números, afinal, pode acontecer de alguém se esquecer qual era o número de sequência de revisão que esse indivíduo realizou.

Descrição do conteúdo do documento

Faça uma breve descrição do documento, escrevendo tudo o que for necessário para aquele que confira na lista mestra posteriormente saiba do que se trata aquele arquivo.

Isso facilita e muito o trabalho de quem está buscando por um documento em meio a vários que sejam semelhantes – caso, é claro, esse indivíduo não possua o código ou esteja com dificuldades na busca.

Como montar a sua lista mestra

Não existe segredo, basta ter um software que crie tabelas e você já está pronto para começar. Com base em todas as categorias (entende-se também como colunas) citadas anteriormente, você já tem conhecimento sobre os pontos mais importantes sobre a criação de uma lista mestra.

Os softwares mais comumente utilizados são o Excel, do Microsoft Office, e o editor de tabelas oferecido gratuitamente pela LibreOffice.

Entretanto, não é preciso criar a sua do zero, pois há na rede uma infinidade de modelos disponíveis para download.

Com base no tipo de modelo que mais lhe agradar, você poderá baixar o arquivo e editá-lo conforme desejar.

Assim, você tem a sua lista mestra e começa a usufruir dos benefícios!

Dica extra: acerca das vantagens e uma desvantagem de uma lista mestra

Quando falamos sobre lista mestra na gestão de documentos, nos vem a cabeça uma série de vantagens, tal como a facilidade de ter um arquivo que sirva como prova de todos os documentos emitidos pela organização, criando assim, um histórico confiável para quando for preciso localizar determinado relatório, nota fiscal, etc.

Entretanto, a lista mestra oferece um desafio, que alguns apontam como a sua grande desvantagem: com o tempo, pode se tornar muito difícil manter os seus registros atualizados.

Para prevenir essa situação, pense que menos é mais. Se você detalhar demasiadamente o seu modelo de lista mestra, criando inúmeras categorias que tipificam o documento de forma extremamente detalhada, será muito trabalhoso manter o controle e atualizar um volume muito grande de documentos.

Por isso, apegue-se somente àquilo que for essencial para que seja possível encontrar qualquer documento.

Agora que você sabe tudo sobre a lista mestra, já pode criar a sua!