Trabalhar com documentos governamentais exige que você utilize métodos de gestão específicos, uma vez que esses arquivos são de extrema relevância pública. Não basta armazená-los em arquivos, é necessário catalogá-los e identifica-los de maneira efetiva.
Esse tipo de documentação, geralmente, é reutilizado inúmeras vezes, tendo em vista que diferentes órgãos e secretárias podem solicitá-los. Logo, gerir os arquivos de maneira adequada irá otimizar tempo.
A gestão de documentos governamentais pode ser facilitada com a utilização de alguns métodos de identificação e organização específicos. Cada uma dessas técnicas tem como objetivo facilitar o armazenamento, bem como a consulta, garantindo, assim, um arquivo mais eficaz.
Como organizar documentos governamentais por princípio da Proveniência e de Ordem Original
A primeira coisa que você precisa decidir na hora de organizar documentos governamentais é se eles serão catalogados por princípio de Proveniência ou de Ordem Original. Cada um deles tem suas características particulares, que os tornam adequados para determinados tipos de arquivos.
- Princípio de Proveniência
Basicamente, é o agrupamento de determinados tipos de arquivos, independentemente da natureza, de forma que eles não se mistures com outros. Eles são separados conforme a sua proveniência, ou seja, no caso documentos governamentais, conforme o a temática deles.
Esse princípio é o mais utilizado, uma vez que, além de permitir que os arquivos não se misturem, traz uma série de vantagens, tais como:
- Ajuda a proteger a integridade dos documentos governamentais, já que os dados referentes a origem deles estarão em destaque e eles serão separados respeitando o órgão originário.
- Auxilia na organização, uma vez que todos os arquivos de terminada pasta estarão correlatados de alguma maneira. O que torna a procura e identificação mais fácil.
- Facilita o processo de armazenamento e catalogação do arquivista, uma vez que é possível criar uma espécie de guia mais flexível que permite a descrição e identificação dos documentos governamentais de maneira mais rápida.
Por conta dessas vantagens, o Princípio de Proveniência é extremamente utilizado dentro do arquivamento de documentos governamentais, já que possibilita uma organização mais eficaz.
- Princípio de Ordem Original
No caso do Princípio de Ordem Original, o arquivista irá armazenar os documentos governamentais respeitando o órgão de origem. Isso quer dizer que, mesmo que os arquivos não tratem, necessariamente, do mesmo assunto, eles serão colocados na mesma pasta, conforme o departamento originário.
Em muitos casos, esses é o método mais eficaz de organização, tendo em vista o grande volume de papéis produzidos em determinados setores, logo, ele também é bastante utilizado.
Separe os documentos governamentais conforme as fases de arquivamento
Na hora de armazenar documentos governamentais também é preciso utilizar o método de “fases de arquivamento”. Basicamente, ele consiste na separação dos arquivos conforme a frequência com a qual eles são solicitados. Essas fases são dívidas em três.
- Fase corrente ou primeira idade: São os documentos governamentais que são frequentemente consultados pelo órgão originário e que precisam estar disponíveis de forma facilitada.
- Fase intermediária ou segunda idade: Arquivos que são utilizados eventualmente e que podem ser encaminhados para locais de armazenamento temporários até que sejam encaminhados para a guarda permanente ou sejam destruídos.
- Fase permanente ou terceira idade: Os documentos governamentais já foram utilizados e não são mais necessários para o órgão originário, mas, devem ser preservados de forma permanente para consulta da população.
As “fases de arquivamento” são essenciais para a identificação e organização de arquivos de origem e consulta pública. Por isso, antes de armazenar quaisquer documentos governamentais é essencial realizar essa triagem.
Passo a passo para o arquivamento de documentos governamentais
Agora que você já sabe as maneiras de se organizar e catalogar documentos governamentais, chegou a hora de ver o passo a passo de como arquivar esses arquivos de maneira segura e eficaz.
Tenha em mente que esse processo pode sofrer algumas alterações conforme o órgão e o volume de papéis que precisam ser armazenados, mas, de modo geral, os passos são os seguintes.
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Evite a produção de documentos desnecessários
Grande parte dos órgãos públicos possuem um espaço de armazenagem limitado, por isso, evite produzir papéis desnecessários. Além de reduzir o volume de arquivos a serem manipulados, você também facilitará a gestão desses documentos governamentais.
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Separe os arquivos
O segundo passo para o arquivamento é a separação dos arquivos que serão guardados. Lembre-se de seguir os métodos citados anteriormente (princípio de proveniência, ordem original e fases de armazenamento). Em caso de dúvidas, sempre consulte o órgão de administração dos arquivos.
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Coloque os documentos governamentais em pastas adequadas
Após separar todos os arquivos conforme o método mais adequado, está na hora de armazená-los em pastas específicas. O ideal é guarda-los em pastas com cores diferentes, conforme a ordem decidida durante o processo de separação.
Uma dica importante é se atentar sempre ao volume máximo da pasta. Evite sobrecarregar o objetivo com excesso de papéis, além de dificultar o armazenamento isso também irá prejudicar a vida útil dos arquivos. Além disso, não esqueça de identificar todos eles.
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Destinação dos documentos
É nessa faze que você irá decidir qual o destino dos documentos governamentais. Para isso, não esqueça de utilizar o método de “fases de arquivamento”. Por meio dele será possível identificar se os arquivos precisam ficar em um local acessível, ou, se podem ser enviados para uma guarda permanente.
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Inclusão em um sistema digital próprio
Por fim, a última fase de armazenamento é a inclusão em um sistema digital. Aqui é importante ressaltar que cada órgão pode usar uma plataforma diferente, logo, é essencial verificar em qual delas os arquivos devem ser incluídos. Além disso, tome cuidado com a questão de acesso a esses papéis, verificando sempre se eles são acessíveis ao público.
Muitos arquivos, devem, ainda, ser inseridos em plataformas online, como, por exemplo, portais de transparência. Por conta disso, é extremamente importante cataloga-los de forma correta.
Assim, fica fácil a consulta não só pelos servidores envolvidos nos processos dos documentos governamentais, mas, também, pelos cidadãos que necessitam consulta-los para alguma finalidade específica.