Tanto os dados dos seus clientes como os seus, precisam ser mantidos e guardados de maneira sigilosa. Guardar documentos que você não precisa mais e que não são mantidos em uma área segura pode representar uma ameaça à sua identidade e pode causar uma violação de dados.
Ordene os documentos importantes que você precisa guardar dos que você não precisa mais. Arquive em local seguro os que você precisa manter ou digitalize seus documentos. Depois de classificados, realizar a fragmentação de documentos físicos que você não precisa mais é a melhor maneira de garantir que eles sejam destruídos corretamente. Uma violação de dados pode colocar você ou sua empresa em risco, além de prejudicar sua reputação.
Confira abaixo os 8 motivos pelos quais a fragmentação de documentos confidenciais deve ser uma prioridade na sua empresa.
1. VOCÊ PODE ECONOMIZAR TEMPO
Manipular ou cortar documentos manualmente demanda muito tempo, sem mencionar as chances de acabar se machucando. A fragmentação de documentos é uma maneira rápida e fácil de descartar papéis que não são mais necessários.
2. PARA PROTEGER-SE CONTRA ROUBO DE IDENTIDADE
O roubo de identidade está se tornando um crime cada vez mais comum. A pesar de ser difícil acreditar, existem criminosos especializados em vasculhar o lixo de terceiros para extrair informações pessoais. Ao fragmentar os documentos de maneira correta, as chances de recuperar informações confidenciais são praticamente nulas.
3. É A LEI
Documentos confidenciais, como registros médicos, detalhes salariais ou dados pessoais, devem ser descartados corretamente sob a Lei de Proteção de Dados (LEI Nº 13.709). Esses documentos devem ser triturados antes de serem descartados para garantir que os dados das pessoas permaneçam confidenciais.
4. FACILITA A RECICLAGEM
A maioria das empresas deseja destacar suas credenciais ecológicas e a reciclagem de papel é uma forma das organizações mostrarem a seus clientes e concorrentes que se preocupam com o meio ambiente. Fragmentar os documentos torna a reciclagem muito mais fácil, pois o papel picado pode simplesmente ser ensacado e levado a um ponto de reciclagem ou recolhido por uma empresa de reciclagem.
5. EVITA A ESPIONAGEM CORPORATIVA
As empresas tendem a documentar tudo, desde anotações de reuniões até desenvolvimentos futuros de negócios e números de vendas. Imagine se eles caíssem em mãos erradas? A fragmentação de documentos pode dar às empresas a tranquilidade de que a concorrência não terá acesso aos seus papéis para descobrir os planos futuros de um negócio.
A espionagem corporativa pode resultar em uma perda financeira gigantesca para a empresa.
6. VOCÊ PODE ECONOMIZAR EM ESPAÇO DE ARMAZENAMENTO
Algumas empresas podem ter documentos com muitos anos de uso e que não são mais necessários. Entretanto, não sabem ao certo como descartá-los adequadamente. O papel pode ocupar muito espaço em um escritório e acabar atrapalhando a sua concentração no ambiente de trabalho. Sendo assim, fragmente e descarte todos os documentos que estão sobrando na sua empresa.
7. PILHAS DE PAPEL PODEM CRIAR UM RISCO DE INCÊNDIO
Ter papéis empilhados no escritório pode criar o combustível perfeito para espalhar o fogo, em caso de incêndio. Fragmentar documentos e reciclá-los pode garantir que as empresas mantenham apenas o que é necessário e diminua consideravelmente o risco de incêndio gerado pelo excesso de papel.
8. PARA GARANTIR A CONFIANÇA DO CONSUMIDOR
As empresas quem aderem à política de fragmentar os documentos confidenciais com detalhes sobre seus clientes aumenta a confiança que essas pessoas depositam na empresa. Ao fragmentar documentos e garantir que os clientes saibam que isso acontece, gera a relação de parceria com o consumidor, visto que eles terão a certeza de que seus dados estão sendo tratados com segurança. Com conclusão, a organização ganha mais credibilidade e respeito do seu público.
Gostou de conhecer mais razões para fragmentar seus documentos? Então compartilhe com outras pessoas.