Na era em que as tarefas e responsabilidades se multiplicam e o tempo diminui, muitas empresas tem preferido terceirizar serviços trabalhosos, caros e desgastantes para otimizar os seus processos internos.
Um dos serviços que vem ganhando destaque nos últimos anos é o de Outsourcing de impressão, que é a terceirização dos serviços de impressão da empresa, bem como o seu gerenciamento. O trabalho funciona por meio de um software que controla todo o processo de impressão. Desta forma, o cliente não precisa mais gastar nada além do valor estabelecido no contrato.
Conhecendo as funcionalidades do Outsourcing de Impressão
Esse sistema na maioria das prestadoras de serviço pode parecer custoso, mas se você for colocar na ponta do lápis, vai perceber que é bem mais em conta contratar uma empresa por fora do que manter os gastos internos na empresa, já que geralmente estão inclusos neste tipo de serviço a manutenção das máquinas e abastecimento de materiais. A redução dos gastos pode chegar até 50% a menos do que o normal.
Um dos pontos mais interessantes do outsourcing de impressão é o controle que a empresa passa a ter sobre o volume de documentos impressos. Você pode criar perfis para cada funcionário e reduzir a quantidade de impressão de cada um, dependendo da necessidade. Além da economia nos gastos, também se ganha no quesito segurança, já que podem ser criadas senhas para cada pessoa, limitando assim o acesso às informações quando muitas pessoas utilizam a mesma impressora.
Objetivos do Outsourcing de impressão
Como qualquer estratégia, o outsourcing de impressão possui objetivos claros. Veja alguns deles abaixo.
- Reduzir custos diretos e indiretos;
- Atualizar o parque de impressão;
- Planejar melhor os gastos (despesas e investimentos) da empresa;
- Conseguir maior objetividade na análise custos x benefícios;
- Acompanhar a evolução tecnológica, oferecer soluções cada vez mais eficientes e que possibilite o crescimento da empresa.
Como instalar?
Para que seja implementado o sistema de impressão em uma empresa, há a necessidade de ser realizada uma análise para saber quais são as reais necessidades da empresa.
Nessa etapa será feito o levantamento dos requisitos necessários para fazer a instalação do sistema. São colhidas informações como:
- Volume de impressão mensal;
- Formatos de papel, como A4, A3 ou outros;
- Impressão colorida ou preto e branco;
- Funcionalidades adicionais, como fax ou digitalizações;
- Controle de impressão.
Com estes dados os especialistas podem definir quais os melhores modelos e também qual a quantidade indicada de equipamentos para cada setor da sua empresa.
Etapas da implementação
Para fazer a implementação deste serviço, é necessário seguir 5 etapas fundamentais que irão estabelecer a necessidade da empresa. São elas:
1- Levantamento
Análise dos volumes de impressão e custos atuais com a produção de documentos e configuração do parque de impressoras.
2- Proposta
Elabora-se o projeto com a solução mais viável para sua empresa.
3- Implantação
Instalação e configuração dos equipamentos e softwares.
4- Treinamento
Conscientização e treinamento dos funcionários sobre o processo de utilização, evitando assim o desperdício e minimizando o tempo de trabalho.
5- Operação
Acompanhar e gerenciar serviços no ambiente de produção buscando evoluir e melhorar continuamente o processo de impressão.
Benefícios
São inúmeras a vantagens para as empresas que adotam o sistema de Outsourcing de impressão. Essas organizações não precisam mais se preocupar com gestão de peças, compra de suprimentos e manutenção dos equipamentos. Todo o trabalho é realizado pela a empresa prestadora do serviço. Como conclusão, vários processos dentro da empresa se tornam mais rápidos.
Para quantificar os benefícios, veja a baixo as principais vantagens de aderir ao serviço de outsourcing de impressão.
- Atualização do parque de impressão;
- Padronização dos equipamentos e sistemas;
- Aumento da produtividade e velocidade de trabalho;
- Controle de custo;
- Maior Sigilo nas informações;
- Manutenção e suporte padronizado;
- Gerenciamento remoto das impressoras;
- Eliminação de estoque.
Outra vantagem do Outsourcing de impressão é que esse sistema não precisa que a organização faça investimentos fixos, sendo necessária apenas uma taxa mensal que é cobrada conforme o número de equipamentos, quantidade de cópias utilizadas. Este modelo de cobrança permite maior flexibilidade para as empresas que só pagam por aquilo que consome.
Depois de todas essas informações, esperamos que tenha ficado mais fácil de compreender quais são os reais benefícios deste serviço.
Para instalar o sistema de outsourcing de impressão na sua empresa, basta entrar em contato com um a empresa de confiança que ofereça esse tipo de serviço. A Riotron pode te ajudar nesse processo.
Para esclarecer suas dúvidas, entre em contato conosco.