Administrar prontuários e outros registros de inúmeros de pacientes é um enorme desafio para hospitais, clínicas e operadoras de saúde. Refere-se a um volume de dados extremamente alto com dados pessoais e registros de alta importância. Isto faz da esfera da saúde um dos setores que tem maior necessidade de ter uma gestão de documentos inteligente.
Existem obrigações atribuídas por lei que tornam o controle dos prontuários ainda mais complexos para os hospitais. Além de garantir total segurança aos documentos, é necessário escolher em um espaço adequado para guardar os papéis e ao mesmo tempo agilizar os processos de busca, localização e identificação de cada registro.
Desta forma, percebe-se que fazer essa gestão por conta própria pode ser trabalhosa e mais suscetível a erros. Veja nesse artigo mais detalhes sobre os prontuários médicos e entenda como realizar o arquivamento na área da saúde.
O que são prontuários?
De acordo com o Conselho Federal de Medicina, o prontuário é um “documento único constituído de um conjunto de informações, sinais e imagens registradas, geradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada, de caráter legal, sigiloso e científico, que possibilita a comunicação entre membros da equipe multiprofissional e a continuidade da assistência prestada ao indivíduo (Resolução no 1.638/2002) e considerado de elaboração obrigatória pelo Código de Ética Médica (Artigo 69)”.
O prontuário médico é o registro construído pelo médico que contém informações sobre a saúde do paciente. De acordo com advogados especializados no assunto, os dados contidos no prontuário médico são do paciente, em qualquer meio de armazenamento. Entretanto, sua posse física é da instituição onde o paciente é assistido, sendo do local a total responsabilidade e dever da guarda de tais documentos.
Quanto tempo o clínica deve guardar um prontuário médico?
O Conselho Federal de Medicina, na Resolução do CFM n.º 1.821/07 estipula que os documentos médicos em suporte de papel devem ser guardados por no mínimo vinte anos, a partir da data do último registro de atendimento do paciente. Em maternidade, os prontuários de parto serão arquivados por dezoito anos, conforme previsto no Estatuto da Criança e do Adolescente (artigo 10).
Digitalização dos prontuários
A maioria dos processos que antes eram manuais ou impresso, agora está migrando para o digital. Os prontuários digitais facilitam muito na hora de procurar dados dos pacientes, agilizam as consultas e impressão de exames. Além disso, a digitalização de prontuários cessa a necessidade de que haja um local físico para armazenar os documentos.
Atualmente no Brasil, mais de 74% dos estabelecimentos de saúde já utilizam algum sistema eletrônico para registrar e administrar informações de pacientes.
De acordo com a Resolução 1.821/07, instituiu a possibilidade de se manter o prontuário médico apenas de modo digital. Estando o prontuário digitalizado, ou sendo ele produzido em meio eletrônico desde sua origem, a guarda do mesmo já não será de 20 anos, e sim permanente, como estabelece o artigo 7º da mesma Resolução. Para conferir a lei na íntegra, clique aqui.
Entretanto, é preciso ter muito cuidado ao digitalizar as informações para que os dados já registrados não sejam perdidos. O ideal é fazer a transição do físico para o digital de forma lenta para que os papéis sejam registrados de forma correta.
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