A boa gestão de documentos é um fator vital para qualquer empresa. Entende-se por gestão de documentos, segundo a legislação brasileira, um conjunto de procedimentos normatizados que resultam na criação, no trâmite, no processo de avaliação e arquivamento de documentos.

Esses são, basicamente, todas as fases que envolvem a “vida” de um documento. E para facilitar todos os processos, eis que surge o workflow aplicado à gestão de documentos.

Se formos traduzir para a língua portuguesa, workflow é compreendido como um fluxo de trabalho. Ou seja, quando estamos falando dele em relação aos documentos, seu objetivo é automatizar os processos, agilizando e aprimorando-os.

Entendendo o papel do workflow nas organizações

Toda organização possui processos e documentos, e quando falamos de gestão de documentos, referimo-nos a um aspecto extremamente relevante.

Imagine em uma grande empresa, com um orçamento restrito para uma campanha de marketing natalina: o que acontece se houver um erro ou atraso na emissão e respectivo envio de relatórios e dados para que a campanha seja executada?

Se ocorrer um atraso, a empresa pode perder a oportunidade de incrementar as vendas um dos melhores períodos sazonais do ano. Mas não se prenda a um exemplo extremo; dependendo do negócio, todos os dias são emitidos documentos, sejam relatórios, notas fiscais, contratos e etc.

Por isso, garantir a excelência é assegurar-se de que todos os processos que necessitam de documentação funcionem de forma não apenas satisfatória; mas também ágil e confiável.

Sabendo disso, o workflow surge como solução – através de software ou não – auxiliando a organização a estabelecer uma metodologia eficiente, normatizada e ágil em todos os processos documentais da empresa.

Como isso acontece na prática?

É possível automatizar o fluxo de documentos através do uso de software com este fim, ou, através de um profundo processo de sistematização de todos os processos críticos que envolvam a emissão, tramitação ou o uso de documentos.

Quando a administração decide implementar um software workflow, ou, o faz através do “trabalho manual” do setor de qualidade, tarefas que antes eram repetitivas são eliminadas, todas as atividades e elementos que dificultem a criação e o trâmite de documentos são refeitos.

A automatização dos processos garante maior agilidade, uma vez que se pauta naquilo que é mais importante e deixa de lado o excesso de burocracia.

Os softwares workflow ajudam a integrar os diferentes departamentos e colaboradores da organização, pois permite o monitoramento e a atualização dos documentos, além da integração e facilidade na troca de informações e no feedback entre os indivíduos e departamentos.

Confiabilidade e agilidade nos processos

Com o uso de determinado software, pode ser estabelecido uma etapa de revisão e conferência dos dados, assim como campos de preenchimento de informações do que é relevante.

Assim que aprovado, o documento é automaticamente enviado para o departamento correto. Em caso de necessidade, quem recebeu o documento pode sugerir alguma correção, ou, fazê-lo por si próprio; e assim dar prosseguimento ao processo.

Com a automatização, diminui a necessidade de imprimir documentos, o que entre outras coisas, diminui os custos com tinta, papel – sem falar no tempo que imprimir e reimprimir pode levar.

As fases da Gestão de Documentos

Iniciamos com a criação do documento, onde o colaborador encarregado deverá produzi-lo apenas de acordo com a necessidade, evitando iniciar um ciclo de processos indesejáveis e desnecessários.

Prossegue-se com a tramitação e a destinação do documento, que na prática, significa que ele é enviado para o setor que executa aquilo que é elencado no documento.

Feito isso, o documento será avaliado e posteriormente arquivado. Podemos exemplificar todo esse processo com o seguinte exercício:

Em uma confecção de roupas, a gerência deseja criar uma nova campanha de marketing e, por isso, emite um documento que é automaticamente enviado tanto para o setor financeiro quanto para o departamento de marketing.

Cabe ao financeiro determinar um valor disponível para a campanha, e, para o de marketing, definir o valor necessário para realizar o que lhe foi pedido, de acordo com os parâmetros estabelecidos pela organização.

Ao fazer uso do workflow, ambos os departamentos já sabem o que precisa ser feito. Agora, cruzarão informações entre si para estabelecer um valor razoável que cumpra uma boa campanha. As atualizações podem ser feitas constantemente, assim como pedidos de revisão e de informações.

Os departamentos trabalharão de forma integrada e os documentos tramitarão de forma automatizada, agilizando o processo como um todo.

Esse é um bom exemplo de como o workflow pode beneficiar uma organização no seu dia a dia.